Macro pour dispatching selon plusieurs variables
Bonjour à toutes et à tous,
N'étant pas un pro en programmation excel je viens ici pour demander votre aide et surtout savoir si ce que je souhaite est réalisable et comment ? (Je me rends bien compte que j'en demande beaucoup...)
Je souhaiterais tout d'abord savoir si il est possible de créer une macro permettant d'affecter sur différents fichiers excel des dossiers à chaque collaborateur de mon service, (le nombre d'affectation pourrait être indiqué dans un fichier excel annexe reprenant les initiales de chaque collaborateur avec le nombre de dossier à lui attribuer) en indiquant les initiales du collaborateurs en question sur la dernière colonne de chaque dossier qui lui aura été affecté et en colorant la ligne d'une couleur prédéterminée.
Ceci permettrait d'automatiser le dispatching des dossiers à mon boulot et de ne pas perdre plusieurs heures par semaine à le faire manuellement.
Bien sur l'affectation dépendrait de plusieurs variables que je vous indiquerais (à l'appui de fichier excel test si vous le souhaitez).
Je vous remercie de votre aide,
Excellente soirée à toutes et à tous.
Bonjour,
Sans doute, ou peut-être pas...
Sans plus de précision ni de fichier exemple avec des données et les explication qui vont avec, difficile de te répondre plus précisément.
eric
Bonjour et merci pour votre réponse.
Je vous joint un fichier exemple.
Il faudrait dans la macro définir le mois qui nous intéresse sur le fichier, ici par exemple du 01/08 au 31/08/2013 (colonne H) et que pour chaque collaborateur j'indique le nombre de dossier à lui affecter.
Etant donné, que dans l'ordre il faudrait d'abord affecter les RD : D3 D4 et D11 puis ensuite affecter par ordre d'échéance, c'est à dire 01/08, 02/08, 03/08 etc..., sachant que du moment où la colonne J est renseignée, le dossier est considéré comme traité et ne doit pas être affecté.
Le but étant d'insérer de manière automatique les initiales du collaborateur dans la W en suivant la logique d'affectation ci dessus.
Mes précisions vous suffisent-elles ou souhaitez vous de plus amples explications ?
Bonne journée, et merci.
Bonjour,
Etant donné, que dans l'ordre il faudrait d'abord affecter les RD : D3 D4 et D11 puis ensuite affecter par ordre d'échéance, c'est à dire 01/08, 02/08, 03/08
Donc mettre les initiales en W et le nombres de dossiers affectés par collaborateur dans un autre tableau n'est pas suffisant.
Il te faut aussi une liste des dossiers affectés par collaborateur triée selon les prios RD et dates ? Dans ce cas où est la ref du dossier à faire figurer ?
Ou bien rajouter une colonne pour indiquer l'ordre de traitement à effectuer ?
Sinon il y a qcq chose qui m'échappe...
Environ combien de collaborateur ?
eric
Nous pourrions nous servir du dossier mis en pièce jointe, pour que la macro aille chercher combien de dossier affecter à chaque collaborateur pour chaque ville.
Par exemple, indiquer 10 dans la colonne Besancon pour le collaborateur LM. Ce qui reviendrait à affecter dix dossiers à LM sur le fichier Besançon en respectant le fait de d'abord affecter les RD : D3/D4/D11 du mois M concerné et dès qu'il n'y a plus ces RD affecter par ordre chronologique.
Dans la macro il faudrait indiquer qu'il faut d'abord affecter les RD : D3/D4/D11 puis dès qu'il n'y en a plus par ordre chronologique du mois M.
J'espère avoir répondu à vos questions.
Bonjour,
J'espère avoir répondu à vos questions.
Pas vraiment.
La question que je me posais était : à quoi ça sert de placer en priorité ce dossier D3 au rang 1 si le collaborateur n'a pas l'info et reçoit en vrac ses 15 dossiers. Mais bon, supposons qu'il gère lui-même.
Tu n'as par répondu à la dernière questions. 10 ou 500 personnes ce n'est pas pareil.
Et tu changes les données du problème : plusieurs villes.
Combien de villes ?
Chacune un classeur ou toutes les villes dans un même classeur ? Si elles ne sont pas trop nombreuses un classeur unique est préférable si c'est possible.
que la macro aille chercher combien de dossier affecter à chaque collaborateur pour chaque ville.
Ca c'est toi qui voit ce dont tu as besoin. C'est soit affecter tout le mois, soit limiter.
Mais limiter par collaborateur ET par ville c'est peut-être compliquer inutilement...
Et avant de se lancer il faut bien tout définir, et j'ai l'impression que ce n'est pas le cas.
Ce cas n'est peut-être pas à gérer, j'ignore si les dossiers se traitent en 10 min ou en 3 semaines ni comment évolue le stock.
Que se passe-t-il si une personne est absente ou est noyée sous 300 dossiers en cours ? Tu continues à lui en affecter ?
J'imagine une feuille de paramètres sous cette forme (voir PJ) si ça peut aiguiller ta réflexion. C'est juste une piste, ça ne convient peut-être pas...
'Standard' étant le nombre de dossiers à affecter. Par villes si un classeur par villes , pour toutes si toutes les feuilles sont regroupées.
Et on pourrait prévoir un fonctionnement où tu filtres ta feuille (par mois ou autre) et où l'affectation se fait sur les lignes visibles en tenant compte de tous les paramètres.
Dis ce que tu penses de tout ça et n'hésite pas à prendre le temps pour élargir ta réflexion. En vba une fois démarré c'est difficile de changer son fusil d'épaule sans tout reprendre à zéro. Il vaut mieux que tout soit prévu dès le départ.
eric
Bonjour,
Et merci de ta réponse.
Après réflexion je pense qu'il est préférable de repartir de 0 avec le fichier de données brute à traiter que je met en pièce jointe.
Il faudrait donc :
Etape une :
Colorer les lignes en vert dont le COPE APE (colonne F) est égal à 011A ; 011C ; 011D ; 011F ; 011G ; 012A ; 012C ; 012E ; 012J ; 013Z ; 014A ; 014B ; 014D ; 015Z
Dispatcher les données de ce fichier, sur plusieurs onglets : 1 onglet par groupe (406 ; 451 ; 426 ; 870 ; 540 ; 485 ; 875) en faisant en sorte que la date d'échéance (colonne O) soit classée du plus ancien au plus récent
Etape deux : affectation automatisée des dossiers aux collaborateurs de mon équipe
Il faudrait dans une macro définir le mois qui nous intéresse sur le fichier, ici par exemple du 01/08 au 31/08/2013 (colonne O) et que pour chaque collaborateur j'indique le nombre de dossier à lui affecter dans un fichier annexe.
Etant donné, que dans l'ordre il faudrait d'abord affecter les RD : D11 D4 et D3 (colonne L) puis ensuite affecter par ordre d'échéance, c'est à dire 01/08, 02/08, 03/08 etc..., sachant que du moment où la colonne R est renseignée, le dossier est considéré comme traité et ne doit pas être affecté.
Le but étant d'insérer de manière automatique les initiales du collaborateur dans la R en suivant la logique d'affectation ci dessus.
Nous pourrions nous servir du dossier mis en pièce jointe, pour que la macro aille chercher combien de dossier affecter à chaque collaborateur pour chaque ville.
Dernière étape :
Lancer une impression automatisée qui reprendrait pour chaque collaborateur la liste de dossier qui lui a été attribués pour chacun des onglets
Le fichier suivi affect hebdo est réelle, c'est à dire qu'il y a une vingtaine de collaborateur pas plus, ça serait la base de la macro pour aller chercher combien de dossier à affecter par personne et par onglet. Etant donné que j'affecterait les dossiers de manière hebdomadaire, si un collègue n'est pas là il me suffira de renseigner 0 en face de ces initiales et aucun dossier ne lui sera affecté.
Avec la méthode annoncé ci dessus en étape 1, on regrouperait les villes (code groupe) par onglet apparemment le traitement en serait simplifié.
A ta disposition,
Bonne journée et merci.
Bonsoir,
y'a un peu de boulot, ça ne sera peut-être pas immédiat.
1) est-ce que je peux trier la feuille comme je veux ou faut-il qu'elle reste inchangée ?
2)
Colorer les lignes en vert dont le COPE APE (colonne F) est égal à ...
On est bien d'accord que toutes les lignes sont à distribuer et pas seulement celles-ci ?
3)
sachant que du moment où la colonne R est renseignée, le dossier est considéré comme traité et ne doit pas être affecté.
R c'est Init, qui s'appelait autrement avant (Etat, que je ne retrouve pas ici).
Surtout que : Le but étant d'insérer de manière automatique les initiales du collaborateur dans la R...
Si tu pouvais lever l'ambigüité sur ces 2 colonnes.
4)
Avec la méthode annoncé ci dessus en étape 1, on regrouperait les villes (code groupe) par onglet apparemment le traitement en serait simplifié.
Pas le programme. Si à la fin tu n'as plus besoin de ces onglets et que tu les détruits autant ne pas les créer. Créer une feuille par agent triée par groupe puis D11 etc puis dates, et tu pourras jeter un oeil avant de lancer l'impression.
Dis si tu es pour ou si tu préfères ton choix.
J'ai regardé vite fait vu l'heure. Par contre si une fois que j'aurais démarré tu peux regarder régulièrement au cas ou j'ai une question. Que je ne reste pas en panne trop longtemps et que je perde le fil de mes idées...
eric
Bonjour,
1) Il faudrait que la feuille reste inchangée si possible
2) je confirme toutes les lignes sont à distribuer le fait de les mettre en vert indique juste au collaborateur que ce dossier a une particularité
3) ici avec le fichier joint hier il faut bien integrer les initiales dans la colonne R (init = initie par) Il faut oublier l'ancien fichier.
4) La onglets sont importants, a la suite cela me permet de faire un tableau de bord avec des comparaisons et des compteurs entre chaque onglet donc je préférerai garder mon formalisme.
Pour ce qui est de regarder régulièrement il n'y a pas de problème je passe plusieurs fois par jour sur le forum donc je pourrais répondre à tes interrogations.
Merci et bonne journée
Bonjour
3) ici avec le fichier joint hier il faut bien integrer les initiales dans la colonne R (init = initie par) Il faut oublier l'ancien fichier.
Donc où est la colonne Etat qui doit être vide ?
4) La onglets sont importants
Faut-il les vider avant ou conserver l'existant ?
Si 2, mettre la date d'ajout ?
eric
Désormais la colonne état correspond à la colonne S "statut"
Concernant les onglets il faut conservé l'existant, indiquer la date d'ajout n'étant pas obligatoire. (PAs vraiment de valeur ajoutée)
J'aurais bien encore d'autre questions mais un évènement imprévu fait que je n'aurai pas le temps disponible pour traiter un projet de cette ampleur qui réclamerait beaucoup de temps, sur plusieurs jours.
Pendant un moment je ne pourrai faire que les questions qui ne nécessitent pas un suivi trop prolongé.
Si ça ne te dérange pas je crois que c'est mieux de démarrer un nouveau fil, quitte à mettre des liens vers les principaux posts ici, si tu ne veux pas tout répéter.
Désolé pour le contre temps.
eric
Bonjour,
je vois que tu avais dès le début posé la question sur un autre forum, et le 24/06 encore dans un autre.
Apparemment ça ne te gène pas de faire travailler qcq'un pour rien puisque tu n'as même pas attendu 48h sans réponse.
Je ne regrette donc pas d'avoir dû faire une pause et j'abandonne donc définitivement.
Ainsi que tes futures questions que j'éviterai.
eric