Fusionner les mm valeurs d'une ligne en additionnant les valeurs numériques

Y compris Power BI, Power Query et toute autre question en lien avec Excel
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Acco
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Message par Acco » 24 mai 2019, 14:53

Bonjour,

je travaille pour une ludothèque associative (sans service informatique donc) et je me suis crée des outils pour suivre la fréquentation de mon public pour les bilans annuels.
Je perds encore beaucoup de temps sur des choses qui à mon avis pourraient être automatisées, mais qui sont au delà des mes compétences informatiques actuelles.

J'ai des fichiers pour chaque jour de la semaine avec dans chacun un onglet par date.
Dans ces tableaux je note la présence de mes usagers, la plupart sont adhérents et ont un code unique à partir duquel je vais chercher les infos correspondantes dans un autre tableau.
Par exemple Mr Dupont Alain aura la code F1-1 (famille 1 individus 1) et sa date de naissance, son sexe, sa ville etc sont dans mon tableau récap et je vais chercher ces données grâce à des formules.

Donc dans mon fichier "mercredi" j'ai un onglet par mercredi, une ligne par personne qui reprend les infos "fixes" et sur cette même ligne les infos du jour, c'est à dire des petits "1" dans les case matin ou après-midi par exemple pour pouvoir ensuite faire des stats sur les présences.

Je souhaiterais avoir un tableau récap de tous les mercredis (dernier onglet "liste présences mercredi") disant combien de fois une personne est venue le matin, combien de fois l’après midi, combien de fois pour emprunter, combien de fois pour jouer sur place etc... (cela me permet ensuite de faire d'autres stats et de répartir ces personnes "uniques" en lieux géographique, âge etc ; tableaux à droite de ce tableau).
J'ai bêtement copié à la suite tous les mercredis, maintenant je souhaiterai une méthode automatique pour fusionner chaque individus en une seule ligne en additionnant ces petits "1".
(je l'ai déjà fait à la main les autres années, mais mon service se développant cela commence à être impossible, et source d'erreur).

Je ne dois pas avoir les bons mots clés pour faire mes recherches car je ne suis pas encore tombée sur une demande ressemblant à la mienne me permettant de savoir vers quoi je dois me tourner (VBA ou autre).

Je vous mets mon fiichier en pièce jointe. Je ne mets pas le fichier (base_cotisants_ludo_2019) auquel font référence les formules car il y a des vraies "personnes" dedans.
Si vous estimez en avoir besoin j'en créerai un faux pour l'exemple.
Certains usagers n'ont pas de code car ils ne sont pas adhérents. A priori ils ne viennent qu'une fois (colonne découverte). C'est possible en théorie qu'ils viennent plus fois en ponctuel mais je pex faire le controle manuellement pour ce peu de personnes.

Il y a peut-être encore un moyen plus efficace pour que chaque mercredi mes données aillent s'additionner elle même dans un autre onglet sans même avoir besoin de les coller soi-même, dans ce cas là je suis aussi preneuse de la piste de recherche :D
présences LUDO MERCREDIS 2019.xlsx
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Message par gullaud » 25 mai 2019, 08:53

en multipliant les fichiers ((un par jour de semaine) plus un onglet toutes les semaines, vous compliquer l'automatisation possible
donner mois, le cahier des charges et une exemple cohérent sur un seul fichier,, je regarderai
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James007
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Message par James007 » 25 mai 2019, 10:10

Bonjour,

:bv:

gullaud a entièrement raison ..!!! Tu te compliques inutilement la vie ... 8[]

L'énorme piège à éviter lorsqu'on commence à utiliser Excel :

C'est de le considérer comme un vulgaire traitement de texte ... ( comme Word ...)

La puissance couplée à la souplesse qu' Excel peut offrir nécessite de suivre quelques règles simples ...

Je t'encourage à lire le lien suivant ... les 13 règles d'or ...

http://www.xlerateur.com/divers/2010/05/14/les-13-regles-d%E2%80%99or-pour-utiliser-excel-comme-gestionnaire-de-donnees-612/

En espèrant que cela t'aide
A+

:)

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Message par Acco » 25 mai 2019, 12:13

James007 a écrit :
25 mai 2019, 10:10
Bonjour,

Je t'encourage à lire le lien suivant ... les 13 règles d'or ...

http://www.xlerateur.com/divers/2010/05/14/les-13-regles-d%E2%80%99or-pour-utiliser-excel-comme-gestionnaire-de-donnees-612/

En espèrant que cela t'aide
Bonjour et merci de votre intérêt.
Effectivement ce document est sympa.
Il y a des choses que je fais pas trop mal je crois, des pas terribles mais que je pressentais comme telles sans prendre le temps de les traiter (mes tableaux récap à côté de mon tableau principal).
Et d'autres encore à mieux saisir.
Merci !
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Message par Acco » 25 mai 2019, 12:28

gullaud a écrit :
25 mai 2019, 08:53
en multipliant les fichiers ((un par jour de semaine) plus un onglet toutes les semaines, vous compliquer l'automatisation possible
donner mois, le cahier des charges et une exemple cohérent sur un seul fichier,, je regarderai
Bonjour et merci de votre intérêt :)

En faisant mes recherches je me suis dit qu'effectivement ce que je faisais n'était pas des plus efficients, mais je n'arrive pas à trouver comment faire pour améliorer et pendant ce temps il faut que je continue tout de même à repertorié mais présences donc pour le moment je fais avec mon premier outil, même si là effectivement je commence à le trouver un peu lourd avec ma fréquentation qui augmente (et donc plus de travail de terrain).
J'ai un onglet par jour et un onglet par période totale (pas chaque semaine).

Le cahier des charges :

Il faut que je puisse faire des statistiques par périodes (pour l'instant j'ai autant de fichiers que de périodes) :
- Mardi hors vacances
- Mercredis hors vacances
- Vendredi hors vacances
- Samedis
- Vacances hiver
- Vacances printemps
- Vacances été
- Vacances Automne
- Vacances Noël
Et dans l’idéal compiler tout cela pour faire des stats sur l’année globale.

Pour chaque période (et pour le total), ce qui m’intéresse :
- Le nombre de présences total sur la période
- Le nombre de familles différentes sur cette période
- Le nombre d’individus différents sur cette période
- La répartition matin/après-midi
- La répartition par sexe
- La répartition par âge (découpé en 5 tranches) dans chaque sexe
- La provenance géographique selon les territoires (7 territoires)
- La répartition public famille/public assistant maternels (le code de mes familles commence par F, celui des assmat par AM), si possible par nombre de familles/assmat et par nombre d’individus.
- La répartition d’individus venus pour seulement jouer sur place, seulement emprunter, ou les deux (actuellement j’ai 3 colonnes et je mets un "1" dans la colonne correspondante.
- Et ce qui risque d’être le plus embêtant, c’est que j’ai du public adhérent, donc avec un code unique, mais aussi des gens qui viennent soir en séance découverte (gratuit pour découvrir le lieu une seule fois), soit en accueil ponctuel (sans adhésion annuelle mais payant à l’unité). IL faut que je garde trace aussi des ces fréquentations et j’aimerai pouvoir avoir la répartition public adhérent/non adhérent, au moins par famille.
Je pourrai faire juste un tableau par période, mais cela m’intéresse de pouvoir retrouver manuellement les chiffres par date, pour pouvoir voir si à telle ou telle période de l’année certains mercredis ou samedis sont plus ou moins fréquentés par exemple.
Actuellement donc tous mes adhérents sont dans un tableau à part qui recense un nom global pour la famille, le nom de la personne, son prénom, sa date de naissance, sa commune et son territoire. J’ai rajouté une colonne "assmat " pour avoir cette info (même si j’imagine c’est redondant avec le code AM).
En plus de ces infos qui servent pour les stats, j’ai dans ce tableau d’autres infos comme "autorisé à emprunter", "jeux sur place seul", "autorisation diffusion d’image" pour pouvoir les mettre sur la carte d’adhérent.
Et aussi une colonne « nouveau » pour pouvoir savoir à la fin de l’année le nombre de nouveaux adhérents par rapport à l’année d’avant.
Et une colonne qui je pense n’est pas optimum, la colonne 2019, qui me permet de reprendre le tableau de l’année précédente et de juste mettre "2019" dans cette colonne pour signifier le renouvellement d’adhésion (en janvier) sans avoir à tout ressaisir ou recopier les lignes dans un tableau vierge. Cela peut me permettre aussi en fin d’année de voir combien de Familles/individus n’ont pas renouvelé leurs adhésion. (combien de nouveaux/combien de perdus/combien de renouvellements)
Je joins un fichier base de données fictif, avec 2 familles adhérentes et une famille assmat.

Pour proposer un fichier exemple de ce que je souhaite là je bloque du coup car je reste sur ce que j'ai fait pour le moment.
Je ne sais pas s'il faut partir sur un seule fichier pour toutes mes séances d'ouverture et que cela aille se mettre ensuite tout seul dans chaque période correspondant ou faire autrement. ::~
BASE_COTISANTS_LUDO_2019 TEST.xlsx
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Message par James007 » 25 mai 2019, 15:28

Re,

Je ne connais pas ton degré de familiarité avec Excel et/ou avec les bases de données ...

Mais si tu veux réellement prendre ton sujet à bras le corps ... la toute première étape serait de repartir d'une feuille blanche et d'ajouter champ par champ (en colonne...) absolument tous les libellés de chaque entité ....

A titre d'exemple, il est inutile d'avoir une colonne M (avec des 1 ou des blancs) et une colonne F (avec des 1 ou des blancs) ...
tu as intérêt à avoir une colonne Sexe remplie de M ou de F ...
A+

:)

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Message par Acco » 28 mai 2019, 11:06

James007 a écrit :
25 mai 2019, 15:28
Re,

Je ne connais pas ton degré de familiarité avec Excel et/ou avec les bases de données ...

Mais si tu veux réellement prendre ton sujet à bras le corps ... la toute première étape serait de repartir d'une feuille blanche et d'ajouter champ par champ (en colonne...) absolument tous les libellés de chaque entité ....
Bonjour,
mon niveau de connaissance d'excel, apprise par l’expérience est celui qui correspond au premier fichier que je vous ai mis : je me débrouille pour utiliser des formules sur des données qui sont dans un même fichier.
Je sais qu'il existe des codes VBA et des TCD mais je ne les ai jamais utilisés.
En base de données j'ai, a priori, toutes les notions de base de corrélations entre les données et j'ai su, il y a un temps, écrire des requêtes SQL (et j'avoue que si j'avais le temps, je pense que je partirais sur la création d'une vraie base de donnée avec requêtes sql)... mais ce n'est pas mon métier de base et j'ai d'autres missions sur mon temps de travail :D
James007 a écrit :
25 mai 2019, 15:28

A titre d'exemple, il est inutile d'avoir une colonne M (avec des 1 ou des blancs) et une colonne F (avec des 1 ou des blancs) ...
tu as intérêt à avoir une colonne Sexe remplie de M ou de F ...
oui je comprends. Je ne pourrai pas faire l'historique de mon outil, mais au début il devait être bien plus simple et j'additionnais simplement. J'ai rajouté toutes les formules au fur et à mesure (des besoins et du temps que j'arrive à dégager de temps en temps pour réfléchir à cet outil par a-coups).
C'est effectivement un outil qui n'a pas été pensé dans son entièreté au début mais qui a évolué.

J'essaye de corriger mon précédent message, des fautes d'orthographe que je n'avais pas vu me font mal aux yeux, mais je ne trouve pas le bouton "modifier" ::~
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Message par James007 » 28 mai 2019, 11:10

Bonjour,

Le seul conseil que je peux te donner pour te faciliter la vie est ... de tout reprendre à Zéro ...

Car ... à force d'y ajouter des rustines ... ta chambre à air ... est sur le point de devenir invisible ...

Et manifestement, les besoins que tu exprimes sont beaucoup plus pointus ... qu'initialement prévu ... ::o
Modifié en dernier par James007 le 28 mai 2019, 12:22, modifié 1 fois.
A+

:)

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Message par gullaud » 28 mai 2019, 11:32

james a raison il faut que tu définisses correctement ton cahier des charges
pour moi tu as besoin d'un fichier
un onglet contenant la base des adhérents avec tous les renseignements les concernant
un onglet contenant les événements : emprunts (quoi, qui, date, durée, restitution ,......) ou sur place
après on ajoutera un onglet contenant les renseignements : jours féries, congés scolaires, pour pouvoir faire des statistiques
à toi de bien définir ton cahier des charges
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Message par James007 » 28 mai 2019, 12:25

Re,

L'idéal serait vraiment de prendre une Feuille blanche ...

et en colonnes ... d'ajouter l'une après l'autre les entêtes des différents champs dont tu as besoin ...

Avec cette maquette vide , il faudra simplement valider le fait que tu puisses obtenir, par la suite, toutes tes analyses ... :wink:
A+

:)

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