Excel 2016 - Entraide amélioration fichier Le sujet est résolu

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inès_47
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Message par inès_47 » 21 janvier 2019, 09:25

Bonjour à tous,

je poste pour la première fois sur un forum car j'ai vraiment besoin de conseils pour améliorer un tableau Excel.

Je travaille dans les ressources humaines et je dois créer un tableau de suivi du passage des entretiens professionnels (EDP) d'environ 1200 salariés. Je vous joins le tableau de base que j'ai fait et je vous explique ce que j'ai besoin de pouvoir faire en terme de reporting sachant que j'aimerai que ce tableau ne soit pas une "usine à gaz"... J'ai donc besoin de votre aide :)

Les EDP ont lieu tous les 2 ans et je peux en avoir jusqu'à 3 par salariés (EDP 1, EDP2, EDP3) et pour chacun j'ai besoin de tracer les besoins de formations demandé par le salarié (aujourd'hui les entretiens se font sur papier ou PDF, je dois donc tout ressaisir dans ce tableau Excel, jusqu'à 3 besoins de formation par EDP.)

En terme de reporting, j'ai besoin de pouvoir sortir rapidement le % de réalisation d'EDP1/d'EDP2 ou 3 sur la totalité de salariés. Puis de pouvoir ressortir les besoins de formations par service/manager.

Je suis partie pour faire une ligne par EDP et par salarié, mais je ne sais pas si c'est la meilleure solution, car si tous les salariés font 3 EDP je vais avoir 1200 lignes (salariés) X 3 (EDP)...

Merci d'avance de votre aide !

Inès
EDP_test forum.xlsx
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Dan
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Message par Dan » 21 janvier 2019, 13:19

Bonjour

Ce serait bien d'avoir une représentation du résultat attendu

Sinon, travailler en base de données est une bonne solution avec excel. car l'exploitation des résultats est rendu plus facile

En attendant vos infos sur le résultat attendu, un premier point serait de prévoir une feuille REFERENCE qui reprendrait les informations répétitives comme :
- Liste Nom, prenom (2 colonnes)
- Qualification (1 colonne)
- code salarié (1 colonne)
- Type de contrat (1 colonne)
...
Ensuite cela permet de créer des listes déroulantes de choix dans la feuille base de données qui iront pêcher les infos dans la feuille REF.

Comme vous avez plusieurs lignes pour une même personne (donc plusieurs fois le même nom, prénom, ect sur la feuille), l'avantage sera qu'en cas d'ajout vous évitez les fautes d'orthographe ou erreur d'encodage qui auront à coup sûr une répercussion sur les résultats attendus.

Cordialement
@+ Dan ;)
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78chris
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Message par 78chris » 21 janvier 2019, 14:18

Bonjour à tous

Comme Dan, je te conseille de modifier la disposition de ton tableau car là tu fais un mixte entre liste de données (1 ligne par EDP) et tableau à double entrées pour les formations.

Tu as 2016 donc la possibilité de croiser des tables.

J'aurais tendance à conseiller :
  • un tableau de référence des salariés : code salarié, Nom, prénom, Date naissance, Date d'entrée
  • un tableau de suivi des salariés car tout n'est pas immuable : code salarié, Date début, date fin, Qualification,Type contrat, Service, Manager, Qualification, Type contrat, Service, Manager
  • un tableau des EDP avec les données qu'on ne détaille qu'une fois : code salarié, date EDP, Réalisation entretien, Mobilité géographique, Détails souhait mobilité géo, Mobilité professionnelle, Détails souhait mobilité pro, Projet professionnel
  • un détail des diverses formation demandées en EDP : code salarié, date EDP, Type de formation, Intitulé de formation, Choix (1 ou 2 ou 3), Dispositif formation envisagé, Avis du Responsable, Délais
Ceci s'ajoutant aux tables de qualifications, type de contrat, type de formation, Dispositifs de formation... comme suggéré par Dan pour alimenter les listes déroulantes.

A partir de là, il sera facile de synthétiser le nombre d'EDP par salariés, service, Manager ou tout autre critère ou combinatoire de critères, de mêmes que les demandes de formation en combinant le croisement des données via PowerQuery et TCD.
Chris
Quand un homme a faim, mieux vaut lui apprendre à pêcher que de lui donner un poisson.
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