Application de gestion documentaire - tableau de suivi

Bonjour à tous,

Je suis actuellement en poste en bureau d'études service OPC et j'aimerai savoir si il est possible de réaliser une application excel dont le but serait une gestion documentaire simplifiée. Je m'explique,

Il y a deux services un (OPC) qui reçoit des plans qui doit les inscrire dans un tableau de suivi.

Un autre (MOE) qui étudie les plans et qui émet des VISAS

Il doit enregistrer ces VISAS et les renvoyer à l’entreprise émettrice du plan.

Aujourd'hui nous avons deux fichiers séparés pour le suivi de ces derniers (suivi plan et suivi visa) et nous rencontrons beaucoup d'erreurs.

La mission serait de créer une application excel qui permettrait d’enregistrer les visas (plusieurs visas peuvent appartenir à un unique document) dans le tableau de suivi des exécutions (une ligne de ce tableau correspond à un document) pour éviter les erreurs d’indice, de copie, et surtout de perte de temps.

Pensez-vous que cela peut être réalisable ?

Merci de vos réponses !

Bonjour et bienvenue sur le forum

Je ne suis pas sûr de bien voir ce que vous souhaitez faire, mais ça ne me semble pas impossible à faire via Excel, comme il s'agit visiblement de choses assez simples.

En revanche je peux difficilement vous renseigner plus pour le moment, vu l'état d'avancement de ce projet.

Merci de votre réponse,

Est-il possible de créer une feuille déjà pré-définie sur la base d'un modèle ? A chaque nouvelle feuille du classeur, un visa apparaîtrait.

Rebonjour,

Il est possible de créer des feuilles basées sur un modèle, il est également possible de créer des modèles de classeur :

https://support.office.com/fr-fr/article/enregistrer-un-classeur-en-tant-que-mod%C3%A8le-58c6625a-2c0b-4446-9689-ad8baec39e1e

En revanche, attention à ne pas créer trop de feuilles dans votre fichier, cumuler des dizaines voir centaines de feuille, c'est une très mauvaise idée.

Sur Excel, il est possible de copier de A à Z le format d'une feuille, la largeur des colonnes, la hateur des lignes, la couleur du texte, sa taille...

Mon idéal serait une application comme celle ci (merci Yvouille pour votre travail) mais qui me sortirait un modèle visa comme le fichier VISA FORMAT en pj.

[1 fichier confidentiel supprimé]

736devis-v2.zip (21.30 Ko)

Bonjour,

Je vois ce qu'a fait Yvouille et je comprends comment il l'a fait, son code est simple à comprendre, en revanche, je ne suis pas trop fan de la solution en soit...

Le mieux comme il a fait une base de données dans son exemple (feuille recap), c'est encore d'avoir une seule feuille (modèle, qui ne s'appellera plus comme ça), qui permettrait de consulter, modifier, ajouter des enregistrements, deux feuilles qui font tout le travail, ensuite il ne reste plus qu'à chercher le code par exemple du VISA que tu souhaites afficher, et ça le chargerait, le code serait légèrement différent, mais le gain derrière serait énorme, pas besoin de plus de 200 feuilles par an, comme 01,20 ça à l'air d'être 20 janvier, moins d'espace de stockage recquit, car on ne stocke qu'une fois les informations dans une base de données avec laquelle on communique par programme.

La question est, souhaites-tu la solution d'Yvouille, ou plutôt la solution que je te propose?

Les deux sont faisables, mais si c'était mon classeur, j'abandonnerais la solution que tu fournis, et d'autres membres comme jmd, mbbp etc... penseront sûrement ça aussi, ils n'aiment pas trop duppliquer les feuilles, comme on le ferait avec une version papier.

Le choix t'es donné, à toi de nous dire

Bonjour,

Tout d'abord merci pour ta réponse,

la solution que tu me proposes me parait plus logique car le gain de mémoire est plus important.

Néanmoins je ne sais pas du tout comment m'y prendre...

Bonjour,

Pas de soucis, c'est pour ça qu'on est là

Voici une proposition:

[Fichier contenant des infos confidentielles supprimé]

Une feuille base de données, une autre de consultation, modification, ajout, suppression.

Merci beaucoup, cela va beaucoup m'avancer !!

Bonjour,

Tu as pu récupérer le fichier? Parce qu'il a été supprimé visiblement, je dois te le renvoyer par mail? Visiblement quelqu'un a dû signaler le message...

Bon j'ai décidé de remettre ton fichier, c'est vrai que tu avais laissé le logo de ton entreprise, ainsi que des adresses mail, j'aurais dû te le dire.

Voici ton fichier en mode non confidentiel:

916visa-format.xlsm (48.43 Ko)

Je fais ça pour que les membres puissent toujours accéder à la solution que j'ai proposé, je trouve ça dommage que ce soit supprimé pour une raison comme ça, qui se corrige en quelques minutes

Parfait merci, en effet il y avait des données confidentielles... c’est mieux comme ça!

Encore merci pour ton travail

De rien,

Merci d'avoir passé le sujet en résolu

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