Formulaire et Base de données

Bonjour tout le monde,

Cela fait plusieurs mois que je parcours des forums pour réaliser un fichier avec de la programmation vba, mais il me faudrait beaucoup de temps pour y arriver vu que je suis complètement novice.

Je me tourne donc vers des personnes qui s'y connaissent et qui aiment relever les défis. J'ai joint mon fichier. Il s'agit de la gestion d'un petit service après vente. J'aimerais à partir d'un formulaire renseigner différents champs en présence du client. A partir de ce formulaire je voudrais que :

  • les informations renseignées soit directement incrémentées dans la base de données
  • Imprimer deux coupons (dont j'ai fais la mise en page) : un coupon pour le client et un coupon pour l'appareil
  • Imprimer une fiche SAV en fin d'intervention (pour archivage et traçabilité des données)

note : Actuellement nous faisons tout manuellement donc les informations sont recopiées 4 fois

Merci pour votre aide, je vous enverrais un rayon de soleil depuis la tunisie

Bonjour,

Votre demande est assez utopique : Ce que vous nous présentez me semble assez peu approprié par rapport au but souhaité...

De plus, le but du forum est d'aider les gens à maitriser Excel et VAB. Pas de fournir une application toute prête gratuitement !

Trois feuilles sur ce sujet me semblent un peu exagéré : Deux me semblent un maximum à ne pas dépasser.

Une pour la BD client et une pour la BD SAV

En principe chaque BD doit comporter en première colonne un index. Bien qu'on n'ait aucune idée de la manière dont vous attribuez un N° client, à la rigueur, on peut admettre que celui-ci constitue un index fiable (à discuter...) pour le SAV la référence client de saurait suffire. (car le client peut avoir plusieurs plusieurs occasions de revenir vous voir avec des appareils identiques ou différents sans compter ceux que vous ne lui aurez pas vendu mais pour lequel il vous demandera une prestation...)

Enfin un petit tour du coté du VBA nous indique que vous comptez utiliser Excel également pour divers autres usages connexes : Gestion de stock par exemple. Mais ne nous donne absolument aucune idée de votre maîtrise de VBA.

Pour toutes ces raisons, en l'état actuel d'avancement de votre projet, il ne me semble pas possible de satisfaire à votre demande.

A+

Bonjour,

j'ai déjà essayé de le faire moi même, j'ai parcouru de nombreux forum et j'ai même lu les leçons sur ce forum. J'ai toujours un problème au niveau du débogage, et vu que je suis complètement novice, je n'arrive pas à comprendre mes erreurs.

La première étape : créer un formulaire, c'est bon, je maîtrise maintenant.

La deuxième étape : les champs renseignés s'alimentent dans la base de données, j'y arrive en reproduisant les tutos mais dès qu'il s'agit de l'appliquer à mon cas et de modifier quelques variables, je n'y arrive plus. D'où mon abandon

Si vous le voulez bien je suis prête a y aller étape par étape, je veux apprendre mais cela fait plusieurs moi que j'essaye seule et j'ai l'impression que le langage VBA est trop compliqué pour moi ????

J'ai lu la théorie sur les objets, les méthodes, les procédures, les boucles.... mais concrètement je n'arrive pas à savoir quand j'en ai besoin...

Pour les attributions de numéro client, j'ai un logiciel de gestion qui gère tout le reste (achat, vente, stock....) mais il ne comprend pas la partie SAV, d'où ma volonté de faire du développement. Effectivement j'ai fais des demandes devis, c'est plus que 500€ pour un fichier sur mesure, cela ne correspond pas au gabarit de ma PPE (en début de lancement). Conclusion : soit j'y arrive seule, soit j'attends un ou deux ans pour m'offrir un tel service.

Bonjour,

Je commence à mettre le nez dans ton affaire.... Il faut comprendre que tes ébauches de UserForm ne me seront d'aucune utilité.

Je ne m'occuperai que de la partie BDClients, BDSAV et relation entre les deux.

J'ai besoin de savoir ou et comment je récupère les imports de ton logiciel de gestion

donc il me faut cette feuille, pour pouvoir faire l'import des nouveaux clients.

Ce qui m'intéresse :

La présentation exacte de cette feuille (en-tête de colonnes)

La mise en forme exacte des N° clients

Les surprises que je vais y trouver (Car les données issues de tels logiciels sont souvent l'objet de surprises... données, lignes et colonnes parasites ou inutiles)

Quelques lignes et colonnes de données pertinentes suffiront... Les autres situées plus à droite peuvent être supprimées.

Répondre également à ces questions :

SAV signifie Service Après Vente

J'imagine que tu auras également des demandes de réparation qui ne seront pas du SAV donc pas de N° client...

Ils ne deviendront des clients avec N° que quand ils seront passés à la caisse !

  • Dois-je prévoir et gérer cette situation ?
  • Il me faut également plus de détails (tous les détails...) sur cette histoire de code à 13 chiffres.
A+

Bonjour,

D'après vos questions j'ai compris que le fichier lié n'était pas le fichier modifié que j'avais préparé pour le forum (???). Celui que vous avez vu était une ébauche où je voulais tout gérer avec Excel (client, stock, réparation...). Voici ci-joint la version bien épurée.

Pour répondre aux questions :

- Le code à 13 chiffres, c'était pour faire un code barres EAN et créer des cartes fidélités clients : j'ai mis cette option en suspens. Un code type 0001 ou 001/année suffira.

- SAV : oui c'est le Service Après Vente

- Oui j'entends par SAV : les gestions de nos produits (si retour) mais aussi des réparations d'appareils qui n'ont pas été acheté chez nous (c'est d'ailleurs la plus grosse partie)

- Sinon par d'interfaçage avec mon logiciel de gestion (je ne suis pas une grosse entreprise avec gros débit).

C'est pour ça que je voulais le faire moi-même, j'ai juste besoin d'un classeur excel amélioré qui me permette une bonne gestion de mes réparations et de faire des statistiques (je le fais déjà avec un tableau croisé dynamique) pour aller vers l'avant.

Pour les colonnes à droite c'était pour des statistiques : je voulais calculer le temps de prise en charge et le temps de récupération de l'appareil par le client (indicateur de performance) je suis encore en train de faire des essais.

OBJECTIF : doubler mon activité réparation car j'ai de bons techniciens qui travaillent avec moi et une bonne expertise. Maintenant il faut "manager" tout ça.

MERCI beaucoup de vous intéresser à mon cas.

bonjour,

Qu'est-ce que la colonne Contact (Des N° de téléphone, en principe le même que dans le fichier client ?)

Donc le bouton import/Export ne sert à rien je n'ai pas à craindre d'intrusion externe dans mon fichier client.

Ce qui signifie que tu fais une croix sur tes anciens clients.

Un seul numéro de téléphone suffira ?

Pas besoin de colonne adresse email, ni adresse postale (tu ne te déplace jamais chez le client ?

C'est aussi un peu nébuleux pour faire le lien entre la feuille Client avec une colonne Nom et Prénom et la feuille SAV ou il y a une seule colonne Nom et Prénom concaténés ou pas...

Je propose de faire au moins 2 colonnes dans le fichier SAV Ainsi tu pourras gérer plus finement tes évolutions futures.

Compte tenu de ces incertitudes je ne vais m'occuper que du fichier SAV. Pour le fichier client ça me semble trop flou pour démarrer quoi que ce soit.

A+

Bonjour,

En l'absence de réponse de ta part... Je te donne l'état actuel de ma réflexion.

C'est pas encore finalisé ni même débogué il est très facile de tout planter mais cela donne déjà un bon aperçu de l'état d'avancement.

Je suggère de créer une liste de techniciens pour utiliser la liste en Combo.

C'est le dernier moment pour me faire ajouter des colonnes supplémentaires, Mail, Adresse, après il faudra te débrouiller tout seul pour la partie SAV.

Pour la feuille client c'est le moment ou jamais de préciser tes intentions, si tu dois faire des imports extérieurs.

Après ce sera trop tard...

Etant donné le lien entre les 2 feuilles l'ensemble constituera une mécanique de précision. Il n'est pas douteux que toute tentative de bricoler sauvagement ma prod ne foute le bazar dans l'ensemble.

Donc profites-en pendant que je suis de bon poil... Parce que ce genre de production dépasse et de loin le cadre du forum : Je ne vais pas m'y remettre tous les 15 jours sous prétexte que le vent à tourné !

Je n'ai pas encore touché au bon de commande parce que ça c'est de la rigolade : Tu peux très bien te débrouiller tout seul avec un combo et quelques RECHERCHEV...

A+

53suivigmc-vg01.xlsm (56.73 Ko)

Bonjour,

Tout d'abord désolée de ne pas répondre rapidement, mais je n'arrive pas à avoir les alertes sur mon téléphone.

Pour répondre aux questions :

  • La colonne contact fait effectivement référence au numéro de téléphone
  • Effectivement je m'aperçois que le bouton import/export ne sert à rien (Je n'ai pas fais de croix sur eux, ils sont encore en archive manuelle )
  • Pour le numéro de tél, c'est vrai qu'on peut prévoir un deuxième numéro. Pour le reste (mail, adresse...) ce n'est pas encore dans leur culture de donner autant d'infos. Parfois il me laisse l'appareil et s'en vont, je les retiens difficilement pour obtenir un tél et un nom. LOL

- Donc vous avez raison deux colonnes dans la partie SAV suffiront. Mais si j'avais séparé les informations pour alléger le nombre de colonne sur le tableau et en prévisions d'ajouter des colonnes dans un futur proche.

- J'ai affiché votre fichier :

Vous indiquez que les colonnes avec entête rouge peuvent être triée, j'ai aussi besoin de trier selon le statut (clôturé, en cours...)

Je suppose que IDS c'est pour identifier le numéro de l'intervention et IDC c'est l'identification client ?

Merci pour vos suggestions et vos améliorations, j'ai l'habitude de travailler avec des logiciels tout prêt (QUALIPRO et SAGE) en fait ce n'est pas évident du tout de commencer à partir de zéro.

Vous indiquez que les colonnes avec entête rouge peuvent être triée, j'ai aussi besoin de trier selon le statut (clôturé, en cours...)

Ça c'est pas un problème : J'avais juste oublié de peindre en rouge également !

Exactement.

Prière de répondre à toutes les questions !

Je suggère de créer une liste de techniciens pour utiliser la liste en Combo. OK ?

Bien : Je me remet au boulot. Ya encore du taf : Le plus dur reste à faire !

Prévoir un délai...

A+

Bon je te livre une version quasi définitive...

Dans l'ensemble au niveau utilisation c'est assez intuitif... et assez bien documenté.

Donc je t'explique uniquement ce qui ne l'est pas !

Normalement le truc est prévu pour que tu n'aies même pas à voir les feuilles.

Le UserForm pourrait suffire. Mébon comme c'est aussi un forum à but pédagogique je vous montre tout...

Dans la feuille SAV les iDSAV et iDClient semblent identiques mais c'est uniquement parce je suis parti de rien :

Si j'avais eu une BD client et une BD SAV séparées les iD auraient été plus variées et elles auraient rapidement "décroché". au fur et à mesure du retour d'ancien clients...

Ces iD malgré les apparences sont sont purement numériques : Les lettres ne sont là que pour les différencier mais si tu regardes bien dans la barre de formule, ce ne sont que des nombres : 18 pour l'année + un N° d'ordre qui s'incrémente de 1 à chaque fois.

Au premier janvier la numérotation passera à 190001...

J'y ai incorporé également un coupon de suivi qui s'incrémente à chaque nouveau SAV. YAPUKA cliquer sur le bouton pour l'imprimer...

Comme j'ai pas compris à quoi servait l'autre feuille. J'ai laissé de coté. Mébon c'est pas compliqué de la rajouter si tu en as besoin. et de la monter avec des RECHERCHEV comme j'ai fait...

J'ai rajouté un système de sauvegarde et de backup. C'est transparent...

Toutefois il faut modifier le chemin de backup dans la Function Chemin qui se trouve dans le module "Prg"

Chez moi c'est "D:\SOS\" si tu ne modifies pas, tu n'auras pas de backup : Juste tes yeux pour pleurer en cas de problème avec l'original.

Pour les Backup il est est créé un backup de fin de session indicé avec le jour de la semaine :

NomDuClasseur 1.xlsm le lundi

NomDuClasseur 2.xlsm le mardi...

Et la semaine suivante le lundi suivant écrase celui existant. Ce qui laisse suffisamment de marge pour retomber sur ses pattes.

Néanmoins il est créé en plus tous les matins à l'ouverture un backup du même nom que le fichier de travail. (Donc absolument identique à celui indicé de la veille au soir) Mébon... Enfin ce sont des habitudes de vieux... Je trouve ça pratique d'avoir une copie conforme en cas de pb, YA même pas besoin de renommer... Tu feras bien comme tu veux !

Hum... Il faut bien comprendre que ce genre de travail déborde et de loin l'objectif du forum : Si on épluche un peu c'est une programmation lourde. Je te déconseille de modifier quoi que ce soit. Tu peux rajouter autant d'enregistrements que tu veux, les modifier ou en supprimer du moment que tu restes dans le fonctionnement normal du UserForm. Toute tentative de bricolage "à ta sauce" est vivement déconseillée et je n'assumerai pas ce genre de maintenance imprévue.

Si tu as besoin de faire une étude sur ces données, il n'est pas bien compliqué à partir d'un classeur vierge de faire :

Données > Importer puis de bricoler sur ces Données d'importation.

don imp don cha

Les versions modernes d'Excel permettent de faire des extractions complexes puis de rafraichir les requêtes faire des fusions... tout en préservant les données originales. Donc tu es mieux placé que personne pour travailler en toute sécurité.

Un dernier point important (surtout pour commencer) : Ces bases de données n'ont qu'une limitation : Il doit toujours rester au moins un enregistrement. Donc tu peux supprimer tous ceux existant mais tu dois préserver celui qui a l'iD N° 180000 :

Ce dernier tu pourras le supprimer une fois que tu auras rentrés quelques enregistrements définitifs.

Je te laisse tester, essuyer les plâtres... découvrir les bugs !

Bon après midi.

84suivigmc-vg01.xlsm (103.69 Ko)

MERCI, MERCI, MERCI

J'essaye ça tout à l'heure. Et pour la programmation, promis juré j'y toucherai pas. J'ai déjà jeté un oeil dessus et oui c'est du sérieux, on est loin des notions de débutants 😅

Alors oui j'espère que ça pourra aider d'autres personnes qui sont plus avisé que moi. Merci pour votre transparence et votre rapidité.

Je fais mon max pour tout essayer au cas où j'ai des questions. A tout à l'heure.

Y a pas que la programmation ou il faudra y aller avec des pincettes : La remarque touche également l'organisation et la présentation des feuilles. Une modif même minime peut parfaitement faire foirer le programme. Il en va ainsi par exemple de la colonne prix ou il est attendu un entier long ou rien du tout, si tu rentre un nombre décimal, ou DT par exemple, ça va pas le faire... Donc je dois connaître à l'avance la nature exacte des saisies... Tiens moi au jus.

Je vais peut être quand même essayer de revoir le Combo caché (dans le Process "Nouveau") pour choisir parmi les ancien clients. Tant que tu n'as pas plus d'une centaine d'anciens clients, le combo va bien, mais pour plus ça peut vite devenir chiant... Une saisie/recherche façon Google sera plus efficace.

A+

OK pas de soucis, je m'en sers comme un logiciel ou je me contente d'entrer les données.

Pour le DT (c'est dinars tunisien) , ok pas besoin de le mettre

Pour le reste je vous tiens au courant

Bonjour,

Compte tenu du système d'indexation la feuille SAV peut admettre 9999 "affaires SAV" par an, soit une moyenne de 27 par jour...

Bien entendu j'ai estimé ce nombre comme largement suffisant : Au delà tu auras largement les moyens de t'offrir le module de Gestion SAV qui conviendra à ton affaire....

Pas de centimes dans les dinars tunisiens ?

A+

Bonjour,

Cela serait super génial si j'arrive à 27 par jour !

En tout cas, encore merci. Votre aide représente beaucoup pour moi. Si je peux aider un jour j'ai des compétences dans l'assurance qualité et les analyses de risques AMDEC et 8D. En attendant je vous souhaite beaucoup de bonheur et de réussite dans vos projets car vous m'avez beaucoup aidé.

Je sais je suis encore loin de maîtriser tout les risques de cette affaire. J'y vais doucement (mais sûrement).

Je vous envoie ci-joint les quelques difficultés que j'ai déjà rencontré lors de l'utilisation.

Je ne pense pas que je ferais ce genre de demande tous les 15 jours, j'ai étudié mon besoin et travaillé avec ce fichier excel depuis quelques mois. Je sais qu'il y a plus sophistiqué mais ceci me convient parfaitement pour le moment. Je confirme : pas d'autre colonne à ajouter. Si vous me dites que je peux extraire les colonnes pour le remettre dans un fichier excel sans macro et faire mes rapports d’activité chaque mois, cela me convient.

PS : l'équivalent du centime c'est le millime mais il n'y en a pas besoin pour le SAV.

21debogage.docx (744.43 Ko)

Autre question :

J'ai bien changé le chemin au niveau du module. Je suppose que je pourrai tester l'efficacité du backup à partir de demain, j'aurais le fichier 2.

Sinon, est-ce que c'est facile de bloquer la saisie sur les feuilles. Pour être pédagogique, dîtes moi comment faire, je m'en occupe. Je voudrais que la saisie ne se fasse qu'au niveau du formulaire.

Bonjour,

Pour le problème

dans la macro modifier cette ligne :

Case 1, 2: S = "TTyp": i = 1

Dans cette nouvelle version j'ai remplacé le combo comme indiqué précédemment et modifié quand même pas mal de petits bugs...

Pour ce Combo, quand tu entres en mode "Nouveau SAV" ce combo te propose de vérifier que ce client est déja répertorié.

Si tu rentres un "T" par exemple il ne se passe rien ce qui prouve que tu n'as aucun client dont le nom commence par T donc tu vas cliquer saisir un nouveau client...

Par contre si tu avais rentré un "G" par exemple le combo t'aurai affiché la liste de tout tes clients dont le nom commence par G : De deux choses l'une ou ton client actuel est dans la liste et YAPUKA cliquer dessus ou il n'y est pas et tu peux cliquer saisir un nouveau client...

Nota : le combo acceptes plusieurs entrées. "G" puis "GA" puis "GAL"... ce qui permet de réduire considérablement la recherche :

J'ai essayé avec une liste de 3000 clients : C'est instantané !

Tu as 2 possibilités ou tu utilises la version 2 et là pas de problème...

Sinon si tu as déjà entré quelques modif dans la version 1 et que tu préfères la garder :

Tu utilises ta version actuelle mais tu supprimes le UserForm puis tu ouvres la version 2 et à partir de VBA, dans VBAProject tu fais glisser le UserForm de la version 2 dans la version 1.

Ensuite YAPUKA enregistrer et quitter tout. (pour éviter de s'emmêler les crayons dans les 2 versions quasi identiques...)

Quand tu reviendras dans ta version 1 tu auras le UserForm modifié avec tout ce dont tu auras besoin.

Pour travailler sans voir les feuilles c'est à la fois très facile et un peu délicat... Mais il faut que je teste un peu avant de te répondre !

A+

16suivigmc-vg02.xlsm (112.97 Ko)

Voici la version 3 qui ne permet que d'utiliser le UserForm.

Entendons nous bien : Cette version est un peu sécurisée (Contre les maladresses...)

Le premier imbécile malfaisant venu est capable de passer outre ces protections.

Il n'existe pas de protection totale contre ce genre d'individus.

Donc je me suis limité au minimum. Le revers de la médaille est que ça complexifie pas mal le code avec une multitude de petits détails...

Tu n'as donc pas le choix : il faut passer à la version 3 si tu eux que tes utilisateurs n'aient pas accès aux feuilles ni au code...

Pour passer la sécurité et avoir le droit de vie ou de mort l'étiquette "GMC" demande un mot de passe :

Le mot de passe est "Galopin!2018"

Après tu te débrouilles : Alt + [F11]

Pour revenir au Userform d'accueil dans la fenêtre d'exécution tu tapes usfAcc.Show puis [Enter]

Pour voir les différentes feuilles dans la fenêtre d'exécution tu tapes WsS.Select ou WsC. puis [Enter]

Pour afficher le ruban dans la fenêtre d'exécution tu tapes : RibbonSw puis [Enter]

J'aurai pu blinder un peu plus le truc mais ça n'arrêterait pas quelqu'un de déterminé et après ça devient chiant si tu dois faire des modifs...

Nota : Bien que le ruban soit masqué il est toujours possible de passer à une fenêtre "Non Excel" avec les raccourcis Windows :

Windows + "Tab"

En revanche il est plus difficile de switcher avec un autre classeur : Ce n'est possible que si aucun UserForm n'est affiché...

Pour d'autres infos YAKA demander...

A+

30suivigmc-vg03.xlsm (122.26 Ko)

Bonjour,

Merci pour les modifs.

Merci pour les sécurités. Je comprends bien leurs limites. A ce niveau j'ai juste besoin de protéger le fichier contre des erreurs d'inattention pas plus.

Super pour la recherche de client

Je vais directement tester la version 3, je n'ai pas encore commencer à travailler avec la 1. Je veux être sûre d'avoir tout compris ("qualification operationnelle" ) . Malheureusement je suis en déplacement sans mon pc. Je vois tout ça demain soir.

Encore merci.

La feuille "Etat" te serait utile ? Tu veux que je te la rajoute au menu du usfAccueil ?

Si oui il faut que tu expliques comment (à quel moment) tu t'en sers : Je suppose qu'elle ne doit pas concerner le même N° SAV que la prise en charge.

Il faut donc pouvoir faire aussi une recherche du N° SAV pour qu'elle se mette à jour avant impression ?

A moins qu'elle te serve une fois la réparation effectuée pour noter et imprimer ce qui a été fait par le technicien (ou son avis) auquel cas il n'y a presque rien à faire : juste un lien avec le usf d'accueil pour imprimer...

Je peux aussi éventuellement te faire un bouton Export en .csv si tu veux pouvoir récupérer facilement tes données pour d'autres classeurs...

A+

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