Planning automatique

Bonjour à tous,

Je cherche à remplir le personnel d’astreinte en automatique sur mon planning général ( ajout du texte « AS » dans le planning général).

Dans l’onglet planning général on trouve l’ensemble du personnel.

Dans l’onglet astreinte, les volontaires.

Condition :

  • Il doit y avoir 2 personnes d’astreintes / jour
  • L’astreinte commence le vendredi
  • L’astreinte dure 7 jours
  • Pour être d’astreinte les cases du collaborateur dans le planning général doivent être vide ( c’est-à-dire que le collaborateur ne doit pas être en CP, en arrêt de travail, en formation, en équipe décalée etc .. )
  • Il doit toujours y avoir une personne de compétence « 1 » sur les deux personnes en astreintes. (Impossible d’avoir 2 compétences 0 le même jours).
  • Les astreintes doivent être réparti de manière équitable entre les volontaires, en respectant les conditions de compétences.
  • Avant la prise d’astreinte le vendredi, le collaborateur doit être en repos astreinte le mardi ou le jeudi (ajout du texte « RA » dans le planning général).
  • La macro doit pouvoir être modulable, il faut que ponctuellement je puisse ajouter CP, des formations et que je relance la macro pour recalculer l’astreinte sur l’année.

Pouvez –vous m’aidez sur le sujet ? Je joins mon planning en PJ.

Par avance merci,

Raphdumo

36planning.xlsm (108.55 Ko)

Salut,

Ca fout un peu la trouille de prendre en charge ton sujet, car il me semble que je vais en avoir pour un moment. D'ailleurs plus d'un semble avoir été découragé

Question 1) Je présume que ta liste de personnel n'est pas toujours aussi pleine. Il doit souvent avoir des postes libres, non ?

Q2) Faut-il que tous les jours de l'année il y ait quelqu'un d'astreinte ?

Q3) Seuls les volontaires font des astreintes ou d'autres membres du personnel doivent en faire également ?

Q4) Dans la réalité, il y a aussi peu de volontaires que sur ton exemple (8 volontaires, 4 de compétence 1 et 4 de compétence 0, soit en astreinte 1/4 de l'année chacun ???) ?

A te relire.

Bonsoir Yvouille,

Merci pour ta réponse ! Disons que j'ai exprimé dans mon premier message le "planning idéal" et je ne me rendais pas spécialement compte de la difficulté de ma demande.

Si il faut supprimer des conditions pour rendre l"élaboration de la macro plus simple je suis à l'écoute.

(Il est hors de question que tu travailles plusieurs heures sur mon planning, c'est déjà très sympa de me venir en aide )

Q1) Oui tout à fait dans la réalité il y aura très souvent des postes et donc des lignes vides. L'idéal serait de pouvoir ajouter ou supprimer les lignes en fonction de l'évolution du personnel.

Q2) Oui toutes les semaines (et donc tout les jours de l'année) il faut 2 personnes d'astreintes.

En sachant que les astreintes commencent le vendredi et se termine le jeudi ( soit 7 jours).

Q3) Non seulement les volontaires

Q4) Non tu as raison il y aura surement plus que 8 volontaires.

Mais théorie il suffit d'avoir 4 personnes ( 2 binômes ) qui alterne l'astreinte toutes les semaines.

La macro doit simplement réaliser la planification, après si il manque du personnel ça sera à moi d'être critique et ajouter des volontaires.

Encore merci,

A bientôt

Raphdumo

Bonjour

ça fout la trouille et c'est compliqué...... disait quelqu'un.... car c'est totalement aléatoire....

Je te propose de repartir d'un basique automatisé, un planning mensuel où tu saisis les noms des personnes concernées eu égard aux postes, les WE et Fériés étant mis en évidence...

a saisie est souple et simple, j'ai déjà donné dans cet exercice et dans ce domaine... l'automatisme de la planification ne tient pas la distance;..

Comment repères tu la compétence ? Une colonne avec un indice en regard de la liste des médecins Une couleur automatique et limitation du repérage des WE et F aux deux premières colonnes ??

A regarder sachant que les synthèses sont automatisées

Cordialement

FINDRH

22planmed.xlsm (130.31 Ko)

Bonsoir

réponse inadéquate car ne correspond pas au bon sujet.... toutes mes excuses .... vu l'heure tardive....

Message réorienté vers le bon membre

Cordialement

FINDRH

Bonjour

A la relecture du sujet, que j'ai découvert hier soir en me trompant..., et de vos commentaires je pense qu'une solution consisterait à établir un planning théorique parfait sous forme de roulement sur le nb de semaines que le nb d'agents permet de couvrir. En priorité la personne compétente, puis deux autres qui sont volontaires.

Etablir un planning qui se reproduit toues les X semaines et qui peut s'aménager ultérieurement notamment en cas de vacances

Renseigner le planning avec les lettres A à K par ex pour les compétents , L à Z pour les autres, chaque lettre correspondant à un seul agent. ( plus rapide que de saisir chaque fois des noms prénoms)

Un planning par couverture, c'est a dire pour le 1er trinôme, on le reprend et on le décale pour couvrir les autres plages avec les lettres du trinome suivant etc... jusqu'à ce que toute la période souhaitée soit couverte...

Les jours peuvent être classés en ouvrables, Fériés ou WEEK-ENDS

Avec un somme.si.ens on peut facilement décompter le nb de jours couverts par chacun pendant la période en termes de jours ouvrables, fériés ou WE . Ce contrôle permet de vérifier l'équilibrage entre les équipes et la répartition semaine/Fériés +WE...

Une fois ce planning reproductible établi, il suffit de rattacher un nom a chaque lettre et le planning est rempli...

C'est ainsi que procédaient pour partie les cadres soignants pour planifier la présence de leurs équipes sur les postes Matin Après midi, Journée complète et Nuit. Ce planning théorique s'appelait le roulement et se reproduit après les X semaines d'un cycle...

Méthode un peu lourde au départ, mais seule l'intelligence humaine peut construire le planning et le rythme au départ ce

tableau..... une IA pourra surement l'analyser pour tenter de l'automatiser.... Faut pas être pressé, !!!

Cordialement

FINDRH

Bonjour,

De mon côté, je cherche également une solution. Je pense pouvoir présenter mon projet d'ici demain soir.

Bonnes salutations.

Salut,

Ton fichier m’a donné du fil à retordre ; ça m’a pris plus de temps que prévu.

J’ai considéré que ton planning commençait toujours par la semaine 1 (j’ai vu des plannings sur lesquelles on indiquait encore la semaine 53 de l’année précédente, et ça changerait la donne pour ma macro). Si nécessaire, complète la semaine 53 manuellement.

Sur la feuille ‘’Astreinte’’, j’ai placé des formules dans les colonnes B, E et G qui sont à chaque fois réinscrites par la macro ; donc pas grave si tu les effaces par inadvertance. La colonne F est complétée en cours de macro, sans formule.

Tu dois compléter les cellules en brun de cette feuille Astreinte. En brun sombre, j’ai placé des exemples de collaborateurs qui arrivent ou qui partent en cours d’année. Si un collaborateur quitte en cours d’année, laisse-le sur cette liste jusqu’à la fin de l’année.

Sur cette même feuille, j’ai séparé les compétences 1 et 0 afin que ce soit plus simple à traiter. Si tu dois ajouter des lignes supplémentaires – en plus des lignes vides déjà prévues - ça ne devrait pas être un problème.

Afin de savoir quel est le prochain collaborateur qui doit être choisi, j’ai placé une pondération dans la colonne G de la feuille Astreinte. La macro tend à avoir une pondération aussi élevée que possible pour tous les volontaires. En cas d’égalité dans la pondération, un tirage aléatoire est placé en plus.

Également afin de savoir si le Repos d’astreinte (RA) sera le mardi ou le jeudi – pour autant que ces deux jours soient libres – il y a un tirage au sort. Sinon, c’est le jour libre qui est choisi, ce qui me paraissait logique

Dans la colonne C, tu peux indiquer une date quelconque qui aura une influence sur la pondération de la colonne G. Par exemple ton Volontaire 46 est très souvent pris en astreinte à la fin de l’année si tu indiques sa date d’entrée réelle, puisqu’il a des cours assez longtemps. Si tu indiques une date d’entrée plus éloignée, il aura moins d’astreinte à faire cette année.

Au lancement de la macro, une InputBox demande : "A partir de quelle semaine les astreintes doivent-elles être recalculées " et précise : "Seules les astreintes dès le vendredi de cette semaine seront revues.". Tu peux donc indiquer la semaine 1 si tu veux que toutes les astreintes soient revues, par exemple en début d’année. Si l’année commence par un vendredi, tout est revu, sinon tu dois indiquer manuellement les astreintes pour les samedis au jeudi avant le premier vendredi de l’année (astreintes qui auront été prévues sur le fichier de l’année précédente ?).

Si tu veux forcer une astreinte pour une période à venir, tu peux indiquer RAF (Repos astreinte forcé) le mardi ou le jeudi précédent et inscrire ASF (Astreinte forcée) les jours de l’astreinte souhaitée (du vendredi au jeudi). Ces astreintes forcées sont prises en compte pour la pondération et transformées en astreintes normales (RA et AS) durant la macro.

Je pense que si tu inscrits trop d’astreintes forcées – spécialement si c’est proche de la fin de l’année - la macro risque d’être dépassée.

Inconvénient de mon système : à partir de la semaine choisie, à moins de les indiquer comme astreintes forcées, toutes les astreintes prévues précédemment sont effacées et revues.

Il me semble que des règles de mises en forme conditionnelles ont été modifiées par étourderie. J’en suis désolé.

Amicalement.

36planning-v1.xlsm (128.76 Ko)

Bonjour FINDRH,

C'est une très bonne idée !

Je m'en servirai pour l'élaboration de mes plannings !

Merci d'avoir prit le temps de m'expliquer la démarche !

A bientôt

Raphdumo

Bonjour Yvouille,

Incroyable, je viens de regarder ton code c'est vraiment impressionnant .. Et ça fonctionne parfaitement !!

Un énorme énorme merci !!

Salutations,

Raphdumo

Bonjour à tous

simplement parfait.....

Beau travail de réflexion et de programmation

Une excellente année 2020

FINDRH

Merci pour vos compliments.

Une idée d’amélioration qui me passe par la tête : Actuellement, si tu veux garder une astreinte déjà en place avant de relancer un nouveau tirage, tu dois transformer les RA et RAF et les AS et ASF. On pourrait faire en sorte que par un simple double-clic sur le premier AS concerné, toute la série hebdomadaire se transforme en une seule fois.

D’autres améliorations sont éventuellement possibles ; à toi de voir.

Chaleureusement.

Selon ta demande en privé, je vais expliquer un peu mon idée des astreintes forcées.

Admettons que tu doives refaire le planning depuis la semaine 30 car trois volontaires sont morts dans un accident d'avion mais que la Volontaire 19 ne voudrait pas qu'on lui enlève l'astreinte qui était déjà prévue pour elle la semaine 32 car la semaine 31 et la semaine 33 elle a plein de trucs prévus en privé ; tu pourrais alors transformer son astreinte semaine 32 par des RAF et ASF afin de la lui garantir lors du prochain ''tirage''.

Dans le fichier ci-joint, si tu double-cliques sur une cellule d'un vendredi de la ligne d'un volontaire, la semaine complète se met en ASF. Il reste juste à placer le RAF, mais ça également pourrait être automatisé.

Si tu trouves cette idée intéressante, il faudrait un peu développer. Ma macro tient déjà compte de ces astreintes forcées en ce qui concerne le collaborateur - il ne peut pas être pris en astreinte la semaine avant ou la semaine après - mais non pas en ce qui concerne la semaine elle-même et 3 ou 4 volontaires peuvent être choisis pour la même semaine si tu en as mis deux en ASF. Mais ce problème est résoluble si l'idée t'intéresse.

Bien entendu que plus on s'approche de la fin de l'année, plus il risque d'avoir de problèmes si tu indiques trop de ASF avant d'effectuer un tirage.

Amicalement.

14planning-v2.xlsm (129.58 Ko)

Bonjour Yvouille,

Merci pour ton explication je comprends mieux !

Je viens de télécharger la version 2, l'idée est intéressante mais les semaines d'ASF, j'ai très souvent 3 ou 4 volontaires.

Après je ne penses pas que cela soit un problème puisque je supprimes les 2 volontaires " en trop" et je relance la macro une deuxième fois à partir de la semaine suivante.

Encore un énorme merci,

A bientôt

Raphdumo

Salut,

mais les semaines d'ASF, j'ai très souvent 3 ou 4 volontaires.

Je présume que tu veux dire que lorsque tu lances la macro, il y a une erreur car 3 ou 4 volontaires sont prévus la même semaine.

Ma macro tient déjà compte de ces astreintes forcées en ce qui concerne le collaborateur ...... mais non pas en ce qui concerne la semaine elle-même et 3 ou 4 volontaires peuvent être choisis pour la même semaine si tu en as mis deux en ASF. Mais ce problème est résoluble si l'idée t'intéresse.

Alors voici la solution dans le fichier ci-joint.

Bonne année 2020.

14planning-v3.xlsm (135.97 Ko)

Salut,

Je me réfère à ta demande en privé ci-dessous :

Raphdumo a écrit :

Quand je lis ton code j'ai l'impression que tu "pioches" systématiquement une personne de compétence 0 et une personne de compétence 1. ( Jamais deux personnes de compétences 1).

Il me faudra donc toujours laisser des personnes de compétences 0 disponible pour que la macro fonctionne ?

Très étonné par ta question, je suis retourné voir ta demande initiale qui dit ceci :

Condition :

…………………

- Il doit toujours y avoir une personne de compétence « 1 » sur les deux personnes en astreintes. (Impossible d’avoir 2 compétences 0 le même jours).

Je me rends alors compte que j’avais effectivement mal lu ce passage et que j’étais parti sur l’idée qu’il fallait obligatoirement une personne de compétence 1 et une autre de compétence 0 à chaque fois.

Fort de cette nouvelle information, je vais te proposer une nouvelle version d’ici quelques jours.

J’en profite pour te faire remarquer que j’avais déjà modifié mon code afin que si tu cliques sur un vendredi ‘’vide’’ pour forcer l’astreinte d’un volontaire, la macro te demande maintenant si le repos doit être le mardi ou le jeudi. Mais peut-être l’avais-tu déjà remarqué.

Bonnes salutations.

Comme promis, voici une nouvelle version qui admet deux volontaires de compétence 1 la même semaine.

J'ai fait quelques essais avec des proportions différents de volontaires 1 ou 0 et te montres quelques résultats sur les feuilles "Astreinte, "Astreinte (2)" et "Astreinte (3)".

Comme je ne sais pas à quel point tes exemples sont proches de la réalité, je te laisse tester toi-même ce fichier.

Afin de contrôler si ce sont deux volontaires de compétence 1 qui sont pris la même semaine, j'ai mis en place des boutons vers la cellule A15 (Avec et Sans). Si tu cliques sur Avec, des couleurs s'inscrivent - pour autant que la cellule soit vide - le vendredi suivant l'astreinte.

J'espère que tu as bien vu mon info ci-dessous dans mon dernier message.

J’en profite pour te faire remarquer que j’avais déjà modifié mon code afin que si tu cliques sur un vendredi ‘’vide’’

Amicalement.

36planning-v4.xlsm (179.14 Ko)

Après tout le boulot effectué, ça aurait été sympa de recevoir un mot de conclusion ou n'importe quoi d'autre

Bonjour Yvouille !!

Pardon pour le délai de réponse ! Je reviens de 3 semaines de vacances..

J'ai testé la macro ce matin c'est tout simplement parfait, aussi bien dans le contenu que les idées d'amélioration

Encore un énorme merci !!!!!!

A bientôt

Raphdumo

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