Suivi de qualification du personnel

Bonjour

Par fonction vous parlez bien des valeurs horizontales de la ligne 7 de la feuille Accueil ?

La feuille Base est prévue pour 30 fonctions, donc il me faut faire quelques modifications.

Envoyez moi vos différents fichiers, je modifie/fusionne et je vous le renvoie (avec possibilité d'augmenter encore ?).

Ceci au plus vite mais comme toujours sans délai

Mon mail en MP...

@ bientôt

LouReeD

Bonsoir,

Voilà, les modifications sont faites, le fichier permet de créer 100 fonctions. Si jamais cela devait être un peu juste, n'hésitez pas à le dire.
Sinon vous pouvez suivre ce petit tuto :
1-Allez sur la feuille Base, si vous voulez ajouter 5 fonctions, sélectionnez 5 colonnes de fonction existantes, puis cliquez droit sur la colonne "Validité en mois", puis insérer les colonnes copiées. Il ne vous reste plus qu'à modifier l'entête de ces 5 colonnes pour leur donner le nom des fonctions. Pour la feuille base, c'est fini.
2-Rendez vous sur la feuille "Liste", le principe est le même mais en vertical et seulement sur 3 colonnes : sélectionnez les cellules des colonnes B,C,D sur le nombre de ligne correspondant au nombre de fonctions ajoutées, puis faites un insérer les cellule juste au dessus des trois cellules de couleur bleue. Ensuite en colonne B recopier coller le nom des fonctions ajoutées sur la feuille Base. Voilà la feuille "Liste" c'est fini.
3-Allez maintenant sur la feuille Accueil, sélectionnez la dernière colonne utilisée, copier la puis coller la 5 fois et sur la ligne 7 il vous suffit de recopier le nom de ces nouvelles fonctions. Ici vous pouvez insérer les 5 colonnes où vous voulez dans le tableau ce qui vous permet de créer la présentation/regroupement que vous voulez.

Les opérations sont toujours illimitées, mais leur ajout/modification/suppression doit impérativement se faire par l'intermédiaire de la feuille Système.
votre fichier à 30 personnels et comme pour les opérations, leur ajout/suppression doit se faire par la feuille système.

Une info complémentaire de compréhension du fonctionnement du fichier : S'il peut suivre 100 fonctions, chaque personnel ne peut être suivi que sur 18 des 100 fonctions. En effet la mise en place choisi par moi à l'époque de sa refonte fait qu'il y a cette limite.

Le fichier vous a été envoyé sur "l'autre canal".

@ bientôt

LouReeD

Bonjour,

C'est noté pour la démarche, merci pour vos explications plus que claires et précises.

Je peux désormais me servir de mon fichier sans aucun problème.

J'avais une question concernant une fonctionnalité d'Excel que j'aimerai inclure dans ce fichier, je souhaitais savoir si vous aviez des connaissances particulières sur le sujet.

Il s'agit de l'envoi de mail automatique lorsqu'une date approche. Je sais que l'on peut faire cela à l'aide de code VBA et j'aimerai m'en servir dans ce fichier, lorsqu'une date de formation devant être renouvelé arrive à échéance par exemple.

Auriez-vous des conseils à me donner concernant cette fonction?

Merci d'avance pour votre aimabilité.

Simon

Bonjour

En effet c'est un sujet plus que récurent sur le site.

D'ailleurs avec mon application "matrice anniversaire" j' ai essayé de m'en approcher...

A voir donc, et surtout quel est l'événement déclencheur ?

@ bientôt

LouReeD

Ok super merci je vais regarder le fichier en question!

L'évènement déclencheur serait la date limite de validité de mon opération. (colonne M de chaque fiche personnel).

Je vais essayer de creuser le sujet de mon côté puisque c'est une fonctionnalité plus qu'intéressante.

A bientôt.

Simon

Bonsoir,

vous aviez vu qu'il y a une feuille "Scan" sur l'application qui permet de lancer des scans avec ou sans paramètres afin de créer une liste de personnel/opération qui arrivent ou sont en péremption, et ceci en ayant la possibilité de se référer à une date "lointaine" ?

De mon coté pour la liste d'envoi de mail je crois que je vais partir de cette feuille : je lance un scan avec pour référence la date du jour, et tous ceux qui sont ou qui arrive en péremption pourront être sur la liste d'envoie du mail leur indiquant leur situation... l'élément déclencheur pourrait être soit l'ouverture du classeur, soit un bouton dédié sur la feuille Accueil.

l'adresse mail des personnels pourrait se trouver en "info 2" sur les fiches personnels. Donc info 1 la service et info 2 la mail, reste la place pour deux autres infos.

@ bientôt

LouReeD

Bonjour,

Oui tout à fait, la feuille Scan est d'ailleurs très utile pour faire un point sur les formations en cours.

Effectivement votre idée est très intéressante, je n'avais pas penser à la référence à une date lointaine lors d'une recherche "Scan".

Je vais essayer de creuser cela.

Merci encore

Simon

Bonsoir,

un mail sur l'autre réseau avec le fichier modifié avec une procédure d'envoie de mail récapitulatif des opérations arrivant ou étant périmée suite à un scan. Pour l'heure il faut cliquer sur un bouton pour l'envoie, je pense que c'est mieux, cela permet de faire les différents scans pour arriver au résultat souhaité et du coup lancer l'envoie des mails. L'adresse mail doit se trouver en cellule B4 des feuilles de personnel. Un test d'existence de cette information est fait afin de ne pas lancer à mail sur une adresse vide. Par contre pas de test de conformité de la dite adresse, normalement si elle est indiquée, elle est bonne

Bons tests à vous, et sachez que j'ai réactivé les codes de la feuille Accueil, j'ai corrigé les erreurs de liste de choix pour les infos au niveau des feuilles du personnel et j'ai ajouté une mise en forme conditionnelle sur la liste des opérations en cas de doublon.

@ bientôt

LouReeD

Bonsoir,

suite aux dernières modifications effectuées en réponse à la demande d'utilisateurs, il se peut que cette application soit mise à jour au niveau de la page de téléchargement, elles passera en version 4.0.

@ bientôt

LouReeD

Bonjour,

Décidément vous avez vraiment réponse à tout merci encore pour votre dévouement :)

Je regarde le fichier dès ce matin et vous tient au courant de mon avancé.

Cette fonction mail est un réelle plus.

Merci beaucoup.

Simon

Bonjour,

J'ai pu tester la fonction mail et elle fonctionne parfaitement bien!

J'ai une question concernant les destinataires.

Dans l'utilisation que j'ai du fichier, chaque fiche personnels corresponds à des opérateurs et ils n'ont donc pas d'adresse mail. Les destinataires du mail de rappel seraient les chefs d'équipe de l'atelier. Le mail serait donc à envoyer aux chefs d'équipe uniquement, en leur disant qu'un de leur opérateurs à une formation en voie d'expiration.

Est-il alors possible de créer une fiche spécifique dans laquelle on viendrait récupérer leurs adresses mails (aux chefs d'équipe) et leur envoyer un mail de cette façon?

A bientôt.

Simon

Bonjour,

en effet, une feuille "Correspondance" avec le nom du personnel et "en face" l'adresse de son chef. Ou bien alors écrire l'adresse du chef sur la fiche du personnel. Ou bien encore une correspondante "service" avec l'adresse du chef. A vous de dire

Sinon pour les infos du mail, j'y suis allé au "plus court" mais il est possible d'étoffer le texte en indiquant en plus de l'opération, sa date de péremption et une information écrite du style "périmée" ou "à x jours d'être périmé" et bien évidemment l'indication de la date de projection pour ce résultat, à savoir quelque chose du genre : "à la date d'aujourd'hui (ou bien date de projection), vos personnels ci dessous sont (ou seront) périmés sur les opérations listées :
M XXXXX opé 1/ opé 2 / opé 5
Mme YYYYY opé 4 / opé 5/ opé 10
Merci de bien vouloir prendre contact au plus tôt avec le service formation pour organiser les instructions de "récupérations".

Voilà, il y a un petit "retravail" du code à faire mais si c'est pour envoyer le scan de plusieurs personnels à un seul chef il faut donc "fusionner" les données.
Il faudra donc scanner la feuille Scan afin de regrouper les infos sur les bons mails, voir créer une colonne supplémentaire pour indiquer le nom du chef

A voir donc, et j'irais jusqu'à dire, il faudrait pouvoir choisir entre les deux : infos au chef et/ou le personnel, ou bien seulement le personnel.
Dommage que les congés de fin d'années ne soient pas propice à l'utilisation d'Excel...

@ bientôt

LouReeD

Bonjour,

Exactement vous avez tout compris! Une feuille "Correspondance" avec le nom du personnel suivi de l'adresse mail de son chef est un très bon concept.

Oui c'est tout à fait ce type de mail, le but étant de donner des rappels aux chefs d'équipe afin que tous leurs personnels soit toujours formés entièrement en date et en heure.

Bonnes fêtes à vous au passage! :)

A bientôt.

Simon

Bonjour,

dès que j'ai un peu de temps je regarde ce que je peux faire, mais je crois que l'idée de rajouter une colonne "chef" dans la feuille scan simplifiera la chose car il suffira de trier sur cette colonnes et tous les personnels seront regroupés par chef et la boucle de création du mail sera plus simple :
Boucle sur les chef, boucle sur le personnel, boucle sur les opérations par personnel.

Maintenant reste à connaître les données à inscrire sur le mail ainsi que la présentation : intro, descriptif, conclusion, données supplémentaires nécessaire aux prise de rendez vous par exemple, formule de politesse ou autre...

@ bientôt

LouReeD

Bonjour,

Tout à fait, cela permettrai une réelle interaction et donc un suivi idéal de la part des chefs d'équipe.

Pour les données à inscrire sur le mail pas besoin de quelque chose de complexe, on pourrait partir sur ce genre de base simple :

"

Bonjour "nom du chef d'équipe",

La formation "nom de la formation en question" de "nom_prénom de l'opérateur concerné" arrive à échéance.

Merci de bien vouloir voir avec lui/elle pour se mettre à jour au plus vite.

Cordialement.

"

Oui c'est un peu l'exemple que j'ai donné mais avec plusieurs opérations pour plusieurs personnes, cela évite l'envoi multiple de mail.
Bon en ce moment pas trop de temps...

@ bientôt

LouReeD

Bonsoir @ tous !

mise en demande de validation auprès de Sébastien de la version 4.1 qui reprend tout de la version 4 mais qui corrige le code de création des commentaires sur les personnels au niveau de la feuille Accueil !
En effet sur cette feuille par un système de mise à jour des commentaires, vous pouvez savoir ce pourquoi votre personnel n'est pas à jour sans avoir à aller sur sa fiche. Gain de temps et simplicité du au fait de l'affichage de la donnée par le survole !

Merci à olide, qui par sa question sur le forum m'a fait retourner sur mon application et c'est ainsi que j'ai vu le disfonctionnement !

@ bientôt

LouReeD

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