Excel Online : fichier très long dû à de gros calculs dans autre onglet
Bonjour!
Je travaille sur un fichier sur excel online qui est partagé avec mon associé, qui le consulte en temps réel depuis chez lui.
Dans ce fichier je renseigne des informations sur nos clients, ce qui nous permet d'avoir un suivi en temps réel de nos demandes à traiter.
Tout irait très bien si le fichier n'était pas super lent quand je renseigne une information dans l'onglet principal (là où on renseigne les contacts les uns à la suite des autres)... un copier-coller prend 10 secondes.
Il pèse à peine 1,30Mo.
En fait je connais la cause du problème, mais je n'ai pas de solution dans l'immédiat...
J'ai créé un tableau de bord qui permet de quantifier le nombre total de demandes, les demandes en cours, les ventes, le montant total, le nombre de type de demandes... bref pas mal de statistiques !
J'utilise principalement les fonctions :
=NB.SI.ENS()
=SOMME.SI.ENS()
=NB.SI()
Des fois il y en a plusieurs dans la même cellule. Et c'est vrai que j'ai plusieurs dizaines de cellules comme ça !
Je serais très content si seulement je n'avais pas ces lenteurs qui me font perdre un temps fou ! Vous l'aurez compris, ce qui ralentit c'est qu'il fait tous ces calculs très gourmants en temps réels. Et bien sûre si je supprime l'onglet "Tableau de bord" (test que j'ai fait sur un fichier "test" identique), tout est OK, je retrouve toute la fluidité des débuts !
En faisant mes recherches j'ai vu qu'il n'était pas possible de faire de liens entre 2 fichiers sur Excel Online pour que les données du tableau de bord ne se mettent à jour qu'à son ouverture...
Je ne trouve pas de solution. Ces stats on a besoin de les avoir tous les 2 en temps réel, sans qu'il n'y ait trop de manipulations à faire... à vrai dire mon associé n'est pas super calé en informatique alors je voudrais lui éviter de se casser la tête avec des manips inutiles.
Vous auriez déjà rencontré un problème de ce type, ou bien une idée de contournement ?
Merci pour vos efforts de lecture,
Je reste à votre disposition pour des précisions.
Merci, kZou13 !
Bonjour,
Il faut séparer la gestion des données que vous partagez et mettez à jour, et le tableau de bord que vous pouvez très bien mettre à jour chez vous depuis les données importées.
Les utilitaires pour cela ne manquent pas...
A+
Bonjour,
Sans fichier exemple difficile de voir ce qui est améliorable.
Les formules matricielles étant très gourmandes il ne faut travailler qu'avec le nombre de lignes utiles et non sur des colonnes entières.
Transformer les plages en Tableaux pour utiliser les références structurées, ou bien définir de noms dynamiques.
Nommer une Plage Dynamique : http://www.mdf-xlpages.com/modules/smartsection/item.php?itemid=64
Par ailleurs j'ai bien l'impression que la majorité de tes stats tu peux les avoir avec un TCD.
Aucune formule, et il n'est recalculé qu'à la demande.
Tableau Croisé Dynamique (TCD) : http://www.mdf-xlpages.com/modules/smartsection/item.php?itemid=109
et
http://www.mdf-xlpages.com/modules/publisher/item.php?itemid=130
Pour les utiliser il faut respecter des régles pour avoir une BDD correcte : http://www.xlerateur.com/divers/2010/05/14/les-13-regles-d%E2%80%99or-pour-utiliser-excel-comme-gestionnaire-de-donnees-612/
eric
Bonjour à vous merci pour vos réponses.
Galopin merci mais comme précisé j'aurais souhaité autant que possible qu'il y ait le moins possible de manipulations à faire pour lui et pour moi, et aussi que ce soit à jour en permanence chez lui et chez moi.
Eriiic merci pour toutes ces pistes ! 1 piste retient mon attention, c'est le TCD. En effet je n'ai jamais eu l'occasion de m'en servir et ça me semble hyper intéressant. Je viens de suivre un tuto sur youtube et ça à l'air simple comme bonjour !
J'espère que c'est beaucoup moins gourmand que les fonctions que j'utilisais jusqu'à maintenant.
Je m'empresse d'essayer de mettre en forme tout ça et je vous dis si j'ai pu trouvé mon bonheur.
Bonne journée !
Bonjour,
il faut juste penser à l'actualiser après mise à jour des données, il ne calcule qu'à ce moment là.
Et si tes données sont en plage normales et non en Tableau structuré, sélectionne des colonnes entières si tu veux que les ajouts de lignes soient prises en compte.
eric
Merci Eriiic pour ces précisions !
En effet mon tableau de saisies des données est structuré.
Ca fait des heures que je me casse le nez sur un problème ; je ne suis pas sûre que le TCD soit la solution à mon problème.
Le tableau que je veux reproduire est en PJ.
Le taux de transformation est un calcul (nb de ventes / nombre de contacts).
Ensuite quand je veux créer la colonne "leur CA réalisé", j'ai l'impression que je suis obligé de créer un nouveau TCD à accoler ?
Si j'ai bien compris, si je fais un nouveau TCD, je devrais lui mettre un filtre "status de la vente : vendu". Sauf que ça me décalerait tout dès lors que j'ai un vendeur qui n'a pas fait de vente.
Et si je veux insérer la colonne "com. totale", pareil je devrais faire un autre TCD... et même problème, en ajoutant le filtre ça supprimerait des lignes si j'ai des vendeurs sans com.
Ce que je voudrais c'est pouvoir définir le filtre que je veux dans chaque colonne, et que le tableau ne supprime pas la ligne si il n'y a pas de données à afficher pour ne pas décaler toutes les lignes.
Enfin voilà je galère
Je patauge dans la semoule !
Merci
Bonjour,
On doit faire nos essais avec photoshop ????
Pour rappel tu es sur un forum EXCEL
eric
ahah en fait je n'en espérais pas tant ! je pensais que tu pourrais soumettre une idée et j'aurais cherché à l'appliquer...
si tu veux un extrait, voici !
Edit : avec 6 contacts ça va, mais avec 1300 contacts t'as le temps d'aller chercher à boire et à manger avant que le copier coller soit fait.
À la limite ce que je voudrais c'est avoir la possibilité de mettre l'onglet "Tableau de bord" à jour manuellement, dans le même classeur. Un peu une macro à lancer pour effectuer les calculs...? Là ce serait vraiment parfait comme ça je récupère le travail qui est déjà fait et go
Bonjour,
ton tableau de bord ne se prête pas à un TCD direct.
Effectivement, il faudrait créer plusieurs TCD, et utiliser leurs résultats dans ton tableau de bord.
Le soucis c'est que si un jour un Statut n'est plus présent (Statut vide ou esp par exemple), tu vas te retrouver avec des #REF dans ton tableau de bord (le champ cherché n'existe plus) et les formules à reprendre...
Pas viable donc.
Il te reste la possibilité de passer en calcul manuel dans les options 'Formules' et faire F9 quand tu veux mettre à jour.
Il y a sans doute des possibilités avec power Query ou power BI mais je ne maitrise pas.
eric
Salut Eriiic,
Comment te dire... tu es un monstre !!! Ca fonctionne nickel avec la fonction calcul manuel ! Et aussi sur Excel online.
C'est bien ce qui me semblait, je pensais être obligé de faire plusieurs TCD et copier les colonnes que je voulais mais ça aurait été un chantier à faire.
Donc problème résolu ! Ca me va très bien comme ça. Je ferais mes saisies quotidiennes et quand j'ai besoin des données bim un petit F9 et c'est reparti.
Comment j'ai pu passer à côté d'une erreur pareille.
Je suis spécialiste Google Ads, si tu as besoin d'un coup de main n'hésite pas.
Je clos le sujet, et qui sait ça servira peut-être à d'autres