Concevoir un planning de tâches avec validation de données

Y compris Power BI, Power Query et toute autre question en lien avec Excel
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LionSleep
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Message par LionSleep » 12 novembre 2018, 12:51

Bonjour chers et chères interexcel.

Mon objectif: en résoudre plusieurs petits à la fois.
Je m'explique.
Nous travaillons à plusieurs sur un fichier Excel partagé via dropbox.
Ce fichier devient de plus en plus lourd au fil des améliorations apportées. Il pesse plus de 8,5 mo. Très lent à s'ouvrir bien que stable dans son utilisation.

Mon entreprise dans ces prochains jours consistera à:

alléger ce fichier considérablement; par des macros qui remplaceront mes listes de noms à gogo et mes tableaux à répétition.

Trouver une autre solution pour partager ce fichier en ligne afin de pouvoir travailler en même temps sur ce dernier. Dropbox ne permettant pas pleinement de le faire.

Avant d'entreprendre cette tâche colossale, pouvez vous me conseiller sur ces 2 points? C'est à dire:

1) Est-ce vrai que le fait de remplacer toutes mes formules par des macros allégera considérablement la taille de mon fichier?
J'en suis persuadé car, pour ne pas le nommer, h2so4, membre du forum excel-pratique, a réduit la taille de l'un de mes fichiers de 4,5 mo à 880 ko, rien qu'en supprimant et en remplaçant toutes mes listes nommées (plus de 19 000 lignes), par des macros. Magique!

2) Qu'elle autre solution existe-t-il pour partager et travailler en ligne sur un même fichier Excel, hormis dropbox? J'en est testé plusieurs, mais c'est pas ça.....peut-être en créeant sa propre plate forme dans le navigateur?...

Mon souhait. Concevoir un nouveau fichier, ou du moins, nettement l'améliorer pour qu'il puisse être simple d'utilisation au sein de notre association, plus léger et plus direct dans les données à rechercher puis à afficher.

De quel genre de fichier s'agit-il ?

Il permet de planifier toute l'organisation de nos réunions hebdomadaires. Des conférences publiques. En allant du président de la soirée, jusqu'au divers exposés qui seront traités. Il inclut également l'attribution des différents services à effectuer durant la soiree, tels que, (la sono, les micros, la scène, l'accueil, le nettoyage des locaux,...). Il gère les membres de l'association en leur attribuant des participations en fonction de leur inscription dans telle ou telle liste.

La saisie des données sur le planning se fait manuellement pour l'instant, à l'aide de listes de validation toutefois. Pas de roulement automatique car je ne sais par faire pour l'instant.
Pourquoi pas aussi rajouter la possibilité d' envoyer le programme par mail directement depuis excel aux membres concernés.

Grâce à vos nombreux conseils et macros partagés, j'ai pu au fil des années améliorer sa conception. Automatiser beaucoup de données à rentrer. Mais, le fichier est bourré de formules très compliquées, parfois matriciellles.

Utiliser access serait l'idéal j'en convient. Mais restons sur Excel.
Malheureusement, les macros, j'accroche pas trop. Je m'y met, mais c'est dur.

J'ai pensé que si quelcun voulait jeter un oiel à mon fichier, il pourrait me dire: "Écoute c'est parfait ne change rien!" Ou plutôt :" Écoute, change ça, fait plutôt comme ça, il vaudrait mieux supprimer ceci...." OK d'accord....

Si un jour, un ou une internaute trouve le temps, l'envie et la soif de découverte, je partagerai le fichier afin qu'il ou qu'elle puisse se faire une idée du projet.
Étant trop volumineux pour le mettre en pièce jointe sur le forum, je posterai des photos de certains onglets du fichier pour avoir une idée de à quoi il ressemble.

Avoir ne serait-ce que l'avis d'un "expert" me permettrait au moins d'attaquer le problème sous un angle différent.

Merci d'avoir lu le message!
Merci pour le coup de main!

@+
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Message par LionSleep » 12 novembre 2018, 18:45

Pour mieux comprendre, voici en PDF; comment j’enregistre mes listes du personnel.

En première colonne, leur nom.
Sur la même ligne, dans les colonnes suivantes; la possibilité de faire mentionner "OUI", ou de laisser les cellules vides.
Si une cellule contient "OUI', alors la personne fera partie d'une liste.
Se sont ces listes nommées qui seront la source de mes (validation des données); listes déroulantes.

Y a t-il un moyen de passer par une macro au lieu de créer des listes énormes et limitées devant faire appel à de nombreuses formules? Voir PDF
mes listes.pdf
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Message par theconquer » 12 novembre 2018, 20:32

Bonjour,
il faut que l'on ai ton fichier, sans lui c'est un magicien qu'il te faut :lole:
Peut tu le partager via dropbox ou un autre partageur de fichier en ligne peut etre ?

bye
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Message par LionSleep » 12 novembre 2018, 20:50

bonjour,

Via Dropbox je peux
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Message par theconquer » 12 novembre 2018, 21:01

Alors allons y , mais je n'ai pas une bonne connexion, le temps d'avoir charger ton énorme fichier je serais surement coucher mdr
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Message par LionSleep » 12 novembre 2018, 21:49

Quels sont tes avis sur les points 1) et 2) dont j'ai traité en intro? Tu as une idée?
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Message par theconquer » 12 novembre 2018, 22:01

Et bien le fait de passer par des macro, en plus d'alléger le fichier va éviter les fausse manipulation qui risque d'effacer des formules par inadvertance d'utilisateur sauf si tu as protéger tes formules bien sûre.
Pour le partage il suffit vous vous connectez sur le compte Microsoft , excel procède une fonction de partage de fichiers
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Message par LionSleep » 12 novembre 2018, 22:21

Oui mais Microsoft, de mémoire, n'ouvre pas de fichier de plus de 5 mo. Donc bloqué!
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Message par theconquer » 12 novembre 2018, 22:34

Sinon il reste onedrive ou google drive , à tu essayer ?
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Message par theconquer » 12 novembre 2018, 22:41

Tien si tu veux partager ton fichier sur le forum https://www.cjoint.com/ tu peux aller jusque 15 mo
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