Gestion de stages

Bonjour à tous,

Je suis étudiant et délégué et je suis chargé d'organiser la répartition des stages (de 2 types : observations et pédagogiques) dans ma faculté.

Pour ce faire, j'ai un fichier excel avec plusieurs feuilles :

  • la première reprenant les lieux de stages (dans la colonne de gauche) et le calendrier (dans la première ligne)
  • la deuxième reprenant les noms des stagiaires (dans la colonne de gauche) et les lieux (dans la première ligne)
  • la troisième reprenant le nom des stagiaires (dans la colonne de gauche) et les types de stage (dans la première ligne)

Pour le moment je passe des heures à faire des copier-coller et des calculs entre les différents tableaux pour les tenir à jour dés qu'il y a des modifications.

Étant novice dans excel, je voulais savoir s'il est possible et s'il existe des formules/moyens pour compléter automatiquement les données d'une feuille à l'autre ?

Concrètement : j'aimerais que lorsque je complète le nom d'un étudiant en rapport avec une date et un lieu sur la première page --> la date en question se reporte automatiquement dans la feuille 2 et le nombre d'heure en rapport avec ce lieu de stage se met automatiquement dans la 3ème feuille et s'additionne avec d'autres heures de stage.

Par exemple : M. Dupont fait un stage d'observation le 4 janvier à l'hôpital St Pierre (égale à 5h) --> en complétant M. Dupont dans la ligne St Pierre et dans la colonne 4 janvier, sur la deuxième feuille apparait 4 janvier dans la ligne M. Dupont et dans la colonne St Pierre ; et sur la 3ème feuille apparait 5 dans la ligne M. Dupont et dans la colonne "Stage d'observation"

Je vous joints le tableur avec la présentation actuelle Je n'ai mis que 2 lignes en exemple mais le top serait de pouvoir rajouter des lignes de lieu de stage et n'avoir qu'à copier la formule

Je me doute que ce cas est complexe (surtout pour un novice comme moi) mais je suis prêt et motivé à apprendre toutes les subtilités des formules qui permettraient de me faire gagner, pour les 3 ans à venir, un max de temps

Un immense merci d'avance pour votre aide !!

Beber

Bonjour et bienvenue sur le forum

Un essai à tester. Te convient-il ?

Bye !

Bonjour gmb !

Un immense merci pour ce document ! C'est déjà le jours et la nuit entre la version que j'utilisais et celle que tu m'as envoyé !

J'ai bien compris le système de BDD et comme ça on peut remplir les autres cases en menu déroulant ! J'ADORE !

Alors sinon 2-3 remarques :

  • sur la feuille 1 : quand on change l'année, les noms restent dans les cases alors que c'est un nouveau calendrier, est-ce qu'il est possible que le noms disparaissent quand on change l'année pour compléter avec des nouveaux ?
  • dans le récap. stages et récap. total, j'aimerai bien, si c'est possible, que la liste des stagiaires soit déjà présente (donc en rapport avec celle complétée avec la BDD par ordre alphabétique) et que les données complétées dans la feuille 1 s'ajoute automatiquement sur la ligne correspond au nom renseigné dans la feuille 1 ... je ne sais pas si c'est très compréhensible mais c'est pour éviter qu'il y ait 15 lignes Dupont puis 10 lignes de Jacques ... etc
  • dernière chose (je pense) : est-il possible dans la feuille 2 d'ajouter des colonnes dans la même optique que la feuille 1 où on ajoute des lignes, pour préciser le type de stage, le nom du directeur/docteur ; et ensuite que lorsque je complète un nom dans la feuille 1 pour un stage spécifique, la date se complète automatiquement dans la colonne de la feuille 2 spécifique à ce stage.

CONCRÈTEMENT :

1. J'ai le document vierge, je remplie la base de donnée avec la liste des stagiaires par ordre alphabétique, la liste des lieux de stages et des maitres de stage

2. J'ajoute dans la feuille 1 le nombre de ligne correspondant à tous les lieux de stages possibles et en y indiquant les horaires, maîtres de stages, ... tout ça grâce aux menus déroulants permis par la BDD

3. Dans la feuille 2 et 3, les colonnes Nom et Prénom se complètent automatiquement lorsque je complète la BDD

4. Dans la feuille 2, lorsque je rajoute un lieu de stage et son maître de stage dans la BDD, ceux-ci s'inscrivent automatiquement dans une nouvelle colonne après celles du Nom et Prénom

5. Dans la feuille 3 il n'y aura que 2 colonnes étant donné qu'il n'y a que 2 types de stage : Observation et Pédagogique

6. En action, lorsque je complète un nom dans une ligne en rapport avec un stage dans la feuille 1 :

  • la date se complète automatiquement dans la feuille 2 dans la ligne du même Nom et dans la colonne du stage en question
  • le nombre d'heure se complète automatiquement dans la feuille 3 dans la ligne du même Nom et dans la colonne du type de stage (et s'additionne aux autres heures déjà présentes)

Je ne sais vraiment pas si c'est possible et si je suis compréhensible ... j'aimerai tellement pouvoir m'éclater à faire ça (comme je me prends la tête parfois à faire des montages vidéos toujours en repoussant les limites du logiciel )

Merci encore déjà pour le document que tu m'as envoyé !!!! Super super super !

Bonne journée

Beber

Bonjour

Beber27 a écrit :

sur la feuille 1 : quand on change l'année, les noms restent dans les cases alors que c'est un nouveau calendrier, est-ce qu'il est possible que le noms disparaissent quand on change l'année pour compléter avec des nouveaux ?

Ok

Mais si on efface, les données seront définitivement perdues. Je peux faire en sorte de les conserver pour éventuellement les faire réapparaître en redemandant l’année. Cela t’intéresse ?

dans le récap. stages et récap. total, j'aimerai bien, si c'est possible, que la liste des stagiaires soit déjà présente (donc en rapport avec celle complétée avec la BDD

Je veux bien mais je ne vois pas l’intérêt car, dans la feuille 1, si tu saisies un nom qui n’est pas proposé dans la liste déroulante, il viendra se mettre automatiquement sur les feuilles 2 et 3 ainsi que sur la feuille BDD (du moins normalement !)

Sur la feuille 3, la liste, comme je l’ai dit, se met à jour automatiquement. Ce que je peux ajouter, c’est le classement automatique des noms de façon alphabétique. Ok ?

Et pour commenter ta partie ‘’Concrètement’’’ :

1. J'ai le document vierge, je remplie la base de donnée avec la liste des stagiaires par ordre alphabétique, la liste des lieux de stages et des maitres de stage

Tu peux toujours le faire mais sache que si tu mets dans la feuille1 un nom qui n’est pas dans la liste déroulante, il ira s’y rajouter. La fois suivante, il figurera dans la liste déroulante des noms.

2. J'ajoute dans la feuille 1 le nombre de ligne correspondant à tous les lieux de stages possibles et en y indiquant les horaires, maîtres de stages, ... tout ça grâce aux menus déroulants permis par la BDD

Dans l’état actuel, la seule chose obligatoire dans la feuille 1 est de créer des lignes supplémentaires par copier coller, avant que la zone grise ne soit remplie car il y a des formats à reporter pour conserver les listes déroulantes dans les nouvelles lignes.

3. Dans les feuilles 2 et 3, les colonnes Nom et Prénom se complètent automatiquement lorsque je complète la BDD

Ce n’est pas très rationnel. Si dans la feuille 1 tu saisies le nom de ‘’JACQUES’’, et que dans ta BDD il y ait un JACQUES Clément et un JACQUES Pierre. Comment fera la macro pour savoir duquel il s’agit ?

Le plus simple serait que dans la liste des noms, il n’y ait qu’une seule colonne avec Nom et prénoms dans la même cellule : on supprime du même coup la mise à jour des feuilles. Cela t’irait ?

4. Dans la feuille 2, lorsque je rajoute un lieu de stage et son maître de stage dans la BDD, ceux-ci s'inscrivent automatiquement dans une nouvelle colonne après celles du Nom et Prénom

Au lieu d’avoir une répétition de noms dans une même colonne, tu auras une répétions de Type de stage dans les colonnes. Cela me complique un peu la tâche mais le client est roi !

5. Dans la feuille 3 il n'y aura que 2 colonnes étant donné qu'il n'y a que 2 types de stage : Observation et Pédagogique

Euh… Moi, j’en compte 5 ! Et si on met les noms et prénoms dans la même cellule comme je te le propose, il y en aura 4. A confirmer

6. En action, lorsque je complète un nom dans une ligne en rapport avec un stage dans la feuille 1 :

  • la date se complète automatiquement dans la feuille 2 dans la ligne du même Nom et dans la colonne du stage en question
  • le nombre d'heure se complète automatiquement dans la feuille 3 dans la ligne du même Nom et dans la colonne du type de stage (et s'additionne aux autres heures déjà présentes)
OK

C’est dèjà le cas mais il faudra adapter aux modifications si tu les confirmes

A te relire

Bye !

Bonsoir gmb !

Merci de prendre du temps pour me répondre c'est très sympa !

Beber27 a écrit :

sur la feuille 1 : quand on change l'année, les noms restent dans les cases alors que c'est un nouveau calendrier, est-ce qu'il est possible que le noms disparaissent quand on change l'année pour compléter avec des nouveaux ?

Ok

Mais si on efface, les données seront définitivement perdues. Je peux faire en sorte de les conserver pour éventuellement les faire réapparaître en redemandant l’année. Cela t’intéresse ?

Oui c'est ça que j'aimerais qu'il se passe

dans le récap. stages et récap. total, j'aimerai bien, si c'est possible, que la liste des stagiaires soit déjà présente (donc en rapport avec celle complétée avec la BDD

Je veux bien mais je ne vois pas l’intérêt car, dans la feuille 1, si tu saisies un nom qui n’est pas proposé dans la liste déroulante, il viendra se mettre automatiquement sur les feuilles 2 et 3 ainsi que sur la feuille BDD (du moins normalement !)

Sur la feuille 3, la liste, comme je l’ai dit, se met à jour automatiquement. Ce que je peux ajouter, c’est le classement automatique des noms de façon alphabétique. Ok ?

En fait dans la version que tu m'as envoyé, j'ai Dupont le 1er janvier, puis quand je complète Jacques avec la liste déroulante le 4 février et de nouveau Dupont le 9 mars, sur la feuille 2 il créé automatiquement une ligne pour dupont, puis pour Jacques, puis de nouveau une ligne pour Dupont ... et donc dans la situation réelle je dois compléter ça avec 40 étudiants donc c'est pour éviter que la feuille 2 soit immense avec des noms qui se répètent ; mais plutôt qu'il y ait juste les dates qui se complètent automatiquement dans UNE ligne Dupont , de même avec UNE ligne Jacques ... je ne sais pas si c'est plus compréhensible ?

Et pour commenter ta partie ‘’Concrètement’’’ :

1. J'ai le document vierge, je remplie la base de donnée avec la liste des stagiaires par ordre alphabétique, la liste des lieux de stages et des maitres de stage

Tu peux toujours le faire mais sache que si tu mets dans la feuille1 un nom qui n’est pas dans la liste déroulante, il ira s’y rajouter. La fois suivante, il figurera dans la liste déroulante des noms.

Ça c'est parfait

2. J'ajoute dans la feuille 1 le nombre de ligne correspondant à tous les lieux de stages possibles et en y indiquant les horaires, maîtres de stages, ... tout ça grâce aux menus déroulants permis par la BDD

Dans l’état actuel, la seule chose obligatoire dans la feuille 1 est de créer des lignes supplémentaires par copier coller, avant que la zone grise ne soit remplie car il y a des formats à reporter pour conserver les listes déroulantes dans les nouvelles lignes.

C'est noté et ça aussi ça marche bien

3. Dans les feuilles 2 et 3, les colonnes Nom et Prénom se complètent automatiquement lorsque je complète la BDD

Ce n’est pas très rationnel. Si dans la feuille 1 tu saisies le nom de ‘’JACQUES’’, et que dans ta BDD il y ait un JACQUES Clément et un JACQUES Pierre. Comment fera la macro pour savoir duquel il s’agit ?

Le plus simple serait que dans la liste des noms, il n’y ait qu’une seule colonne avec Nom et prénoms dans la même cellule : on supprime du même coup la mise à jour des feuilles. Cela t’irait ?

Pour ça je suis OK ça m'irait très bien. Mais comme précisé ci-dessus c'est surtout pour éviter qu'en complétant la feuille 1 avec le nom/prénom via la liste déroulante, ça se répercute automatiquement le nom/prénom sur la feuille 2 alors qu'il est déjà présent (ça fait plusieurs lignes avec le même nom/prénom alors que j'aimerais bien une seule avec toutes les dates indiquées dans la même ligne) et en plus ça permet de voir si une ligne dans la feuille 2 et 3 n'a pas de stage (donc qu'à un nom/prénom il n'y a pas de date et que le total est à 0) est-ce que tu vois ce que je veux dire ?

4. Dans la feuille 2, lorsque je rajoute un lieu de stage et son maître de stage dans la BDD, ceux-ci s'inscrivent automatiquement dans une nouvelle colonne après celles du Nom et Prénom

Au lieu d’avoir une répétition de noms dans une même colonne, tu auras une répétions de Type de stage dans les colonnes. Cela me complique un peu la tâche mais le client est roi !

Je pense que je me suis mal fait comprendre :S mais c'est vrai que c'est difficile d'expliquer je te joints le fichier excel avec l'apparence que j'aimerais bien, in fine lorsque j'ai tout compléter la BDD, avoir sur les autres feuilles ... tu me dis si tu comprends mieux

5. Dans la feuille 3 il n'y aura que 2 colonnes étant donné qu'il n'y a que 2 types de stage : Observation et Pédagogique

Euh… Moi, j’en compte 5 ! Et si on met les noms et prénoms dans la même cellule comme je te le propose, il y en aura 4. A confirmer

Oui oui j'ai oublié de compter les 2 colonnes (et bientôt plus qu'une colonne - donc je confirme la modification) donc surtout ce que je voulais dire c'est que la feuille 3 ne change pas

6. En action, lorsque je complète un nom dans une ligne en rapport avec un stage dans la feuille 1 :

  • la date se complète automatiquement dans la feuille 2 dans la ligne du même Nom et dans la colonne du stage en question
  • le nombre d'heure se complète automatiquement dans la feuille 3 dans la ligne du même Nom et dans la colonne du type de stage (et s'additionne aux autres heures déjà présentes)
OK

C’est dèjà le cas mais il faudra adapter aux modifications si tu les confirmes

Donc j'ai confirmé certaines propositions et puis je te joints comme dit précédemment un ficher excel en ce qui concerne l'adaptation automatique lorsqu'il y a plusieurs dates pour un même étudiant dans un même stage (j'ai désactivé les macros pour pouvoir te montrer)

Bonjour

Nouvel essai à tester;

Bye !

Bonsoir gmb !

Merci encore pour ta réponse ! Superbes améliorations

Par contre, je ne sais pas si ce sont des bugs mais :

  • quand je complète la 1ère ligne de la feuille 1, une date sur deux dans le récap. stages vont dans la colonne B et la suivante dans la colonne D
  • quand je complète la 2ème ligne de la feuille 1, les dates s'inscrivent toute dans la colonne D
  • quand je complète la 3ème ligne de la feuille 1, les dates et la nouvelle colonne n'apparaissent pas

Après je ne sais pas si je m'y suis bien pris ... je te joins le fichier que j'ai complété pour que tu puisses voir de toi même

Sinon concernant l'addition des heures en fonction du type de stage semble marcher !

Si tu veux, on peut peut-être essayer en partant d'un fichier vierge (c'est à dire sans des noms, des lieux de stages, des types de stage ... dans les feuilles 1, 2 et 3 pré-complétés) pour voir si ce n'est pas le pré-remplissage des lignes dans les feuilles 1, 2 et 3 qui perturbent le tout ?!

Comme si je n'avais rien encore complété et que je téléchargeais le document pour la première fois

Merci encore pour toute cette aide et pour la réponse que tu m'apporteras !

Bonne soirée

Beber

Bonjour

Nouvelle version à tester.

Bye !

Bonsoir gmb !

On touche du bout du doigt la perfection

- J'ai compris que lorsque j'ajoute une ligne sur la feuille 1 il faut que ça soit à la suite des précédentes pour que ça créé une nouvelle colonne dans la feuille 2 et que si 2 stages sont identiques (lorsque 2 étudiants doivent être présents au même stage), ça ne créé pas des colonnes en plus donc c'est cool

Mais il persiste un bug : lorsque j'ajoute une même personne sur une même ligne (donc un étudiant qui a 2 fois le même stage), ça créé une nouvelle colonne sur la feuille 2 au lieu de mettre la date suivante dans la même colonne sous la date précédente.

Sinon le comptage des heures fonctionne très bien !

Merci vraiment beaucoup pour tout ce que tu fais et surtout si tu arrives à résoudre le bug je pense que je ne t'embêterais plus !!

Bonne soirée

Bonjour

Beber27 a écrit :

il persiste un bug : lorsque j'ajoute une même personne sur une même ligne (donc un étudiant qui a 2 fois le même stage), ça créé une nouvelle colonne sur la feuille 2 au lieu de mettre la date suivante dans la même colonne sous la date précédente.

Tu peux me donner un exemple sur fichier ?

Bye !

Bonsoir,

Voici le fichier

Tu remarqueras que j'ai effacé les remplissages pour repartir de 0 et dans ces conditions, lorsque je complète un même nom sur une même ligne de la feuille 1, ça créé 2 colonnes sur la feuille 2 au lieu de mettre les dates les unes sous les autres dans la même colonne :/ (d'ailleurs tu peux voir aussi que pour la 3ème ligne, il y a 2 dates pour Jacques Clément mais dans la feuille 2 il en marque qu'une )

Est-ce que tu vois où est le problème ?

Merci d'avance

Beber

Bonjour

Essaie cette nouvelle version.

J’ai supprimé les points dans les noms d’onglets car Excel n’aime pas du tout ça.

De même pour les accents. Là, on les retrouve parfois remplacés par des signes bizarres dans les macros qui alors se mettent à bugger …

Bye !

Coucou gmb,

SUPER !!! Merci beaucoup c'est parfait et ça fonctionne très bien ! Je vais continuer à le tester mais pour le moment tout fonctionne comme je veux !!!

Juste un dernier petit truc : est-ce qu'il serait possible d'ajouter le samedi et le dimanche dans les calendriers ?

Merci beaucoup d'avance et encore et toujours merci pour tout ce que tu as fait !!!!

Bonne soirée

Beber

Bonjour

Beber27 a écrit :

est-ce qu'il serait possible d'ajouter le samedi et le dimanche dans les calendriers ?

Voilà :

Bye !

PARFAIT !!!!!

Merci beaucoup !!!!

Bonne continuation ^_^

Beber

Salut c'est de nouveau moi !!!

Le fichier à super bien marché pour l'année 2015 mais ça ne marche pas pour l'année 2016 !

Où réside le problème ? Lorsque je passe de l'année 2015 à l'année 2016, la feuille conserve les noms dans les cases et les lignes de stage alors que ça serait top de repartir à zéro pour l'année 2016 (recompléter tous les stages, les noms, ...) car d'une année sur l'autre les stages changent et les noms aussi ! Ceci tout en tenant compte que ça doit se compléter automatiquement dans la feuille "Récap stage"

Je remets le fichier parce que mon dernier message date

Merci d'avance à qui voudra bien m'aider !!

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