ERP Excel-Access

Question

Pour changer, c'est encore le stagiaire qui va développer un outil qui j'espère, grâce à votre précieuse aide, va révolutionner l'entreprise! Un peu d'optimiste pour me motiver Je vous fait un peu le topo sur la situation actuelle : Une dizaine de collaborateur pour environ 800 clients Des actions de certains impactent les autres mais par manque de process et communication, certaines informations ne sont pas relayées L'organisation est la suivante : Les business developer travaillent sur un fichier budget qui est en réalité une prévision Les assistantes commerciales saisissent les factures pour chaque client La direction financière envoie aux assistantes commerciales les paiements réels à partir d'informations provenant de l'ERP de l'entreprise Les assistantes commerciales construisent alors des fichiers recensant les problèmes de paiement pour chaque agent (les business developer gèrent le réseau de distribution qui passe par des agents, ce sont donc nos agents qui sont responsables du bon paiement des clients finaux) Une collègue s'occupe de la gestion des suspensions , quand un client pour une raison X ou Y souhaite suspendre le service. Pour vous donner une idée du bordel que ça donne : Un fichier budget sur le serveur mais en réalité chaque BizDev travaille sur le sien en local et par conséquent celui sur le réseau n'est pas tout à fait à jour Plusieurs fichiers de facturation car les assistantes se sont réparties la gestion en fonction des zones géographiques (XLSinc ? ) Un extrait d' ERP qui est toujours généré de la même manière (c'est à mon avantage!) Des fichiers de paiement envoyés aux agents comprenant des commentaires mais différents pour chacun, c'est très récent et ça a été fait sur le tas. Un fichier en local avec la liste des suspensions qui n'a été partagé que lorsqu'on a mis le doigt sur des suspensions abusives. On s'est rendu compte également que tout le monde s'occupait des suspensions sans forcément les répertorier, par exemple lorsque cette collègue est en vacances ou quand elle n'a pas été mise en copie de la demande de suspension. Breeeef, tout ça pour une dizaine de fichiers Excel en pagaille, pas d'uniformisation et des problèmes de communication! Mon supérieur m'a demandé à la base de: Relier le fichier budget avec la facturation , afin de saisir automatiquement les contrats en cours. Cela permet notamment d'inclure automatiquement dans les prévisions pour l'année prochaine les contrats que l'on a déjà. Aider les assistantes commerciales à saisir les fichiers de paiement qui dépendent de la facturation et de l' ERP Après concertation avec les divers intéressés, pour moi il est évident qu'il vaut mieux refaire complètement le système plutôt que de faire du bricolage entre fichiers Excel "mal conçus" qui ne résoudra pas les problèmes de dérives actuelles. Mis à part les process, je me tourne vers vous pour une solution globale en Excel! Mon idée : Faire une base de donnée comprenant toutes les informations Refaire correctement chaque fichier (budget, facturation, paiement et suspension) Établir les liens entre ces fichiers et arriver à lire l'input de l'ERP Rédiger des process très clairs quant à la saisie et l'utilisation de ces fichiers Comme pour mes autres problèmes, avant de me lancer dans du dev', je soumet mon projet à vos esprits avertis. Ma question principale est donc est-ce réalisable? N'hésitez pas à proposer vos idées, je suis encore dans la conception du projet! Je compte bientôt rencontrer chaque collaborateur pour sonder les besoins, les habitudes de fonctionnement et les inquiétudes concernant le projet. Merci d'avance, Amicalement, RaSkk...

bigdaddy154 · Answer

Au vu du nombre d'utilisateurs qui auront accès à ce fichier je partirais plutôt sur un SGBDR ( access ou autre ) enfin du moins c'est mon point de vue. Cordialement...

jmd · Answer

Comme bigdaddy rem : il est recommandé de n'avoir qu'une seule liste de factures par site d'activité, de manière à prouver qu'on ne peut pas insérer ou supprimer des factures achète EBP facturation , pas cher, très fiable et utilisable par plusieurs, on peut y séparer les clients par régions je pense. Excel servira alors à lire des données et à les exploiter mais pas à saisir les données quotidiennes de l'entreprise, mais les valeurs du budget sont à saisir dans Excel voir PoxerQuery et PowerPivot...

jmd · Answer

Re tu vas trouver des tutos sur le net ainsi que des forums Access bon choix Excel te permettra ensuite de faire des TCD à partir des données Access...

Machin · Answer

Créer une substitution de l'E.R.P ne servira peut-être pas à grand chose si ce n'est "déporter" le problème. D'ailleurs : "- Des actions de certains impactent les autres mais par manque de process et communication, certaines informations ne sont pas relayées" le problème est (en apparence) plus orienté méthode que moyen. Les fichiers excel existant doivent permettre de manipuler l'information mais en aucun se substituer à l'E.R.P car c'est lui et lui seul qui est au centre de l'entreprise. L'ambition qu'il faut avoir , toujours à mon humble avis, c'est de minimiser les flux au lieu de les augmenter...

jmd · Answer

Re à tous Machin, avec beaucoup de VBA, il y a des entreprises qui ont mis au point leur ERP sous Excel. (il faut de trèèèèèès grandes compétences en VBA c'est certain, et aussi en réseau informatique je pense) au final, leur ERP "maison sous Excel leur aura coûté bien cher, et il est très difficile à maintenir...

Machin · Answer

Bonjour jmd...Je crois qu'on est d'accord...Un E.R.P c'est un E.R.P et Excel c'est Excel...

Gantt sur excel c'est bien mais ganttproject c'est mieux car c'est fait pour et c'est gratuit.

J'ai envie de dire qu'il faut réapprendre en milieu professionnel, le bon sens.