Tableau facturation - Avis

Bonjour à tous,

Je souhaiterais avoir l’avis d’expert pour voir si le fichier facturation que je souhaite établir est réalisable ou trop compliqué.

Je vous ai joint deux fichiers que j’ai réalisé, un fichier "temps passé" qui permet de remplir le temps effectif passé sur chaque affaire par projeteur et par mois et un principe de fichier "facturation" pour visualiser.

Dans le fichier « temps passé » je dois encore créer une feuille permettant de récupérer le nombre de jour/heure par affaire sur tous les mois (j’attends de savoir s’il ne faut pas réaliser un report spécifique pour obtenir le résultat souhaité sur le fichier "facturation").

Au passage, je souhaiterais créer une macro tri sur le fichier "temps passé" permettant de trier les affaires sur le mois Janvier et que toutes les autres feuilles commençant par M soit trier de la même manière pour que les affaires existantes ou ajoutées soit toujours sur la même ligne, c’est possible ?

Mon objectif est maintenant de créer un fichier "facturation" qui permet de récupérer certaines données du fichier "temps passé".

Pour commencer dans ce fichier je souhaiterais créer une macro permettant d’ajouter une nouvelle affaire qui comporterait la ligne 12 à 26. Les colonnes A, C, D et F seront remplies à la main pour chaque affaire en fonction des phases et de l’avancement.

Derrière, est-il envisageable de récupérer le nombre de jours passé sur une affaire par rapport au fichier « temps passé », donc en fonction du numéro d’affaire mis dans la cellule A14 du fichier « facturation », qu’il y’ai un report automatique du nombre de jour/heure dans la cellule J14 et L14 selon si c’est un projeteur ou un ingénieur.

Mon dieu que c’est difficile à expliquer…

Donc récapitulatif :

• Création d’une macro tri sur le fichier « temps passé » permettant de trier sur la feuille MJanvier toutes les affaires et sur toutes les autres feuilles commençant par M en même temps

• Création d’une macro pour ajouter avec un bouton une nouvelle affaire sur le fichier « facturation »

• Liaison entre le classeur « temps passé » et « facturation ». En gros chercher une cellule sur une feuille du classeur « temps passé » en fonction du numéro d’affaire donné dans le classeur « facturation ». Réalisable ou rêve ?

Pour le moment je souhaite juste savoir si c’est réalisable, si vous me dites que oui, je créerai la feuille manquante sur le fichier « temps passé » et ajusterai un peu plus le fichier « facturation »…

Désolé si je ne parle pas très technique, mais je viens de commencer à m'intéresser aux macros.

Bon je vais me prendre un aspro, j’ai mal au crâne…

252facturation.zip (10.23 Ko)

Salut!

Quel plan pour le moins compliqué ^^

Je commence par répondre au demandes:

Création d’une macro tri sur le fichier « temps passé » permettant de trier sur la feuille MJanvier toutes les affaires et sur toutes les autres feuilles commençant par M en même temps

--> Faisable si tu n'as pas trop de cellules fusionnées qui foutent le bordel (mais je n'ai pas l'impression que ce soit le cas)

Création d’une macro pour ajouter avec un bouton une nouvelle affaire sur le fichier « facturation »

--> Faisable avec un userform assez facilement

Liaison entre le classeur « temps passé » et « facturation ». En gros chercher une cellule sur une feuille du classeur « temps passé » en fonction du numéro d’affaire donné dans le classeur « facturation ». Réalisable ou rêve ?

--> Faisable mais il faut être sûr de ce que tu veux lier, dans quel sens et si c'est une double liaison.

Après tout ça prend du temps.

Bonjour

Sujet complexe mais intéressant nécessitant beaucoup de rigueur dans l’enchaînement des process

A première lecture :

Le tri sur toutes les feuilles commençant par M, ( soit tous les mois) est faisable, mais dans quel but ?

Créer un bt pour ajouter une ligne est faisable (macro dispo)

La récupération des heures par affaire ne pose pas de pb à priori si ce ne sont les l’entêtes d'une ou deux colonnes afin de gérer des noms de zones plutôt que des zones de type a1:a500

Un fichier intermédiaire me semble nécessaire pour récapituler les données par affaire, année , mois et type intervenant, ce fichier étant alimenté par des formule de comme Decaler et/ou somme.si.ens.

La facture pourrait s'alimenter via une fonction Décaler ppointant sur ce dernier et sur des onglets contenant les identifiants des clients

A priori rien d'insurmontable, mais une bonne réflexion s'impose, notamment si des données sont modifiées après facturation....

Prêt à réfléchir sur le sujet

Cordialement

FINDRH

Alors, merci pour vos réponses déjà !

Pour répondre à FINDRH :

Le tri sur toutes les feuilles commençant par M, ( soit tous les mois) est faisable, mais dans quel but ?

-> Dans ma tête le but c'est que toute les manipulations faites sur la feuille n°1 soit réalisées sur toutes les autres feuilles afin d'avoir un fichier avec le moins d'erreur et de doublon possible. Après si toutes les affaires sont sur le même numéro de ligne ça me permettait aussi de pouvoir faire l'addition des jours passés sur tous les mois facilement étant donné que l'on trouve la somme sur la même ligne. Et que mon utilisation excel reste limiter ! Après si ça se trouve avec un bon coup de macro ou de fonction spécifique les additions selon le numéro d'affaire doit se faire plus facilement.

Créer un bt pour ajouter une ligne est faisable (macro dispo)

-> Le principe n'est pas d'ajouter une seule ligne mais un ensemble de ligne mise en forme. gmb m'avait fait une macro sur un autre fichier je vais essayer de la réadapter, ça me permettra de me mettre un peu aux macros !

La récupération des heures par affaire ne pose pas de pb à priori si ce ne sont les l’entêtes d'une ou deux colonnes afin de gérer des noms de zones plutôt que des zones de type a1:a500

-> Si je comprends bien, il faut renommer certaines colonnes?

Un fichier intermédiaire me semble nécessaire pour récapituler les données par affaire, année , mois et type intervenant, ce fichier étant alimenté par des formule de comme Decaler et/ou somme.si.ens.

-> En gros, au lieu de créer une nouvelle feuille sur mon fichier "temps passé", il vaut mieux créer un nouveau fichier pour intégrer tous les éléments? Lorsque j'ajoute une affaire sur "temps passé", on peut avoir une fonction qui ajoute automatiquement sur le fichier intermédiaire? Ou il faut ajouter les affaires à la main?

->La fonction décaler permet de pointer une cellule en fonction d'une cellule de base et d'un décalage si je comprends bien. Par exemple dans le fichier facturation, j'ai le numéro d'affaire 11/054s je souhaite donc avoir la somme totale des heures passées sur ce projet qui se trouve sur le fichier intermédiaire sachant que la position de l'affaire 11/054s dans ce fichier sera évolutive au fur et à mesure que l'on ajoute des affaires, on arrive à gérer ça?

Deuxième aspro je reviens !

En fait la plupart des gens utilisent autant le potentiel de leur cerveau que le potentiel sur excel !!

Bonjour

1) tri

Inutile si tu utilise la fonction somme.si.ens () qui fait une somme conditionnelle sur plusieurs critères

2) intitulés des colonnes et structure des tableaux

plus je réfléchis plus je trouve ton tableau affaires suivies complexe par le nombre d'informations qui y figurent et pas évident à traiter . La saisie est apparemment facilitée, mais au détriment de l'utilisation des infos...

Je te propose ci joint une autre approche ( CF Fichier joint) a travers plusieurs onglets qui comportent des tableaux dynamiques:

- liste des affaires

- liste agents avec grades

- saisie des contributions hebdomadaires

- Présence Réelle hebdo agent

A partir de ces éléments il est possible et bien plus aisé de réaliser des suivis et d'établir une facturation interne ou externe.

Ces suivis peuvent être établis via des TCD pilotés par des macros éventuellement

Qu'en penses tu ?

Cordialement

FINDRH

Merci pour ta réponse !

Ben écoute je suis ouvert à toute proposition pour faciliter l'utilisation du fichier.

Quelques questions :

Sur la liste affaire est-il possible de la mettre à jour automatiquement lorsque l'on ajoute une affaire dans MJanvier?

Pour la feuille agent ça me va, après pour la feuille Travaux je ne pense pas que tout soit utile. Il me faut surtout pouvoir décomposer le temps ingénieur et projeteur sur une affaire et le nombre totale d'heure me suffit, je n'ai pas besoin de voir le temps par moi etc. Lorsqu'on facture, on le fait en fonction de l'avancement du chantier pas en fonction du temps que l'on a passé. C'est surtout un outil de contrôle.

Si je comprends bien c'est une approche qui se complète avec des fonctions comme somme.si.ens et autre?

Les fonctions existantes suffisent pour répondre à tes questions.

Ce sont des tableaux dynamiques, les formules sont saisies une fois en ligne 1, on se positionne sur la dernière ligne, dernière cellule à droite et on enfonce la touche Tab-->| et une nouvelle ligne s'insère en dessous, avec les formules. Les tables saisies pour les chantiers comme pour les agents comme pour le présentéisme sont alimentées par une saisie unique dont les infos sont re-prenables par formule ou macro dans les autres feuilles.

Dans le cas de l'onglet travaux, on sélectionne le nom long du chantier dans la liste, l'agent abrégé, la date et un nb d'heures. Pour saisir toutes les contributions d'un technicien pour une semaine, on saisit la première ligne comme indiqué ci-dessus pour le premier chantier, puis on la recopie vers le bas et on remplace le chantier et le nb d'heures dans ces lignes,

Si c'est du contrôle interne la feuille travaux, avec ou sans mois ( on peut le récupérer via la date ultérieurement), bien remplie permet d'alimenter tous les tableaux de suivi.

Je vais simuler une 20 de saisie dès que j'ai un moment et sortir quelques tableaux de suivi et t'envoyer le tout

Cordialement

FINDRH

Bonjour

Ci joint une simulation avec un tableau source et des tableaux croisés....... à minima....

La forme des résultats est elle intéressante sachant qu'un clic droit dans le tableau et choisir actualiser met le tableau autoamtiquement a jour avec les dernières données.

Les filtres permettent de réduire ou développer les lignes et colonnes

Soumis à ta sagacité

Cordialement

FINDRH

Hello FINDRH,

Merci encore pour ta réponse !

J'ai essayé depuis ton dernier mail de faire des tableaux croisés dynamique avec l'assistant de tableaux croisés dynamiques, pour rechercher toutes les données de la colonne A à S sur tous les mois pour conserver uniquement les infos de la colonne A et R-S, mais je n'arrivais pas à obtenir quelque chose de convenable je me suis un peu cassé la tête.

Ce que tu as fait est pas mal, mais si je comprends bien tes tableaux sont liés à un autre classeur non?

Pour récap. la feuille liste affaire est à remplir à la main, la feuille agent aussi mais est de toute manière fixe, les feuilles suivis sont des tableaux croisés, par contre la feuille travaux est aussi à remplir à la main? En fait j'ai l'impression que l'on ne récupère pas les infos des feuilles de suivis par mois. Est-ce que je me trompe?

C'est pas mal du tout, du coup lorsque l'on ajoute une affaire dans liste affaires, une ligne s'ajoute automatiquement sur travaux et lorsqu'on actualise le tableau croisé la ligne s'ajoute aussi?

Bonsoir

Les tableaux croisés ne marchent pas sur ton tableau dont les entêtes de colonnes sont arborescentes et pas uniques...

Sur mon modèle qui est un classeur unique:

- des feuilles qui servent de table sont remplies une fois, la liste des chantiers comme la liste des agents, à la création du chantier et au recrutement de l'agent.

- la feuille Travaux qui permet de saisir au fil de l'eau ou mensuellement les horaires consacrés à chaque chantier en récupérant, à partir de la saisie du nom de chantier,et respectivement à partir de la liste agents, les infos correspondantes sur les feuilles précitées ( liste chantier et agents). la saisie unique précédente et les listes créées servent à cela.

- la feuille travaux constitue une base de données qui alimente de façon cohérente tous les tableaux croisés dynamiques que tu souhaites bâtir a partir des éléments qu'il contient...

Schématiquement, des tableaux croisés élaborés à partir d'une base de données que constitue l'onglet de saisie des travaux réalisés, alimentée, par des valeurs piochées dans des tables créées sur des onglets séparés.

A ta dispo

Cordialement

FINDRH

Bonjour bonjour,

Effectivement lorsque j'ai essayé de faire les tableaux croisés dynamiques, j'ai du remettre en forme mon tableau pour avoir les en-têtes sur la même ligne. Voici la version que j'ai essayé de faire.

Dans ton fichier les heures sont donc bien récupérées manuellement. Je pense que ça fait beaucoup de feuille à remplir pour les secrétaires qui vont utiliser ce fichier, après à voir.

Question : est-ce que le fichier que j'ai transmis ne peut pas s'améliorer pour créer par exemple une macro qui actualise tous les tableaux (je ne sais pas si ça existe). Lorsque j'ajoute une nouvelle affaire les tableaux par mois ajoute une nouvelle ligne automatiquement, mais le tableau croisé qui récap. tous les mois non, est-ce qu'il est possible de trouver une solution à ce problème?

Bonjour

J'ai réfléchi a ta problématique de saisie par les secrétaires, je suppose d'après un document papier qui leur est remis a intervalle régulier.

Ne serait il pas plus judicieux de créer un classeur saisie par agent, que remplit l'agent, avec une macro qui génère la donnée mensuelle à récupérer, laquelle est copiée dans ta base.... Si mon" activité de retraité" me laisse un peu de temps ce soir, je t'envoie une proposition de classeur avec sa macro.

Cordialement

FINDRH

Bonjour FINDRH,

Encore merci pour le temps que tu me consacres avec ce fichier un peu compliqué !!

Mon fichier est censé être remplit par les différents projeteurs directement.

Après si en ayant un classeur par agent, on peut récupérer les données et que les affaires identiques sur plusieurs agents peuvent être additionnées directement ça me semble peut être encore mieux.

Je pars en vacance ce soir, je ne pourrai donc pas prendre connaissance de tes mails avant mon retour.

Bonne fête de noël!!

Bonjour

Ci joint une proposition de réponse à partir d'une saisie journalière des données horaires.( 2 mois remplis pour le test)

Elles sont retraitées par macro pour alimenter le suivi mensuel centralisé.

A tester

A ta dispo

Cordialement

FINDRH

43saisheures.xlsm (107.97 Ko)

Bonjour FINDRH et meilleurs voeux pour cette année 2015,

Désolé de ne répondre que tardivement à ton message mais pour comprendre et essayer le fichier il faut que je me pose tranquillement, donc je te dirai ce que ça donne aujourd'hui ou demain.

Encore merci pour le temps que tu me consacres.

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