Suivi mensuel

Bonjour à toutes et tous !

Je vous contacte, en cette fin d'année, car je suis confronté à un document Excel 2007 qui me pose pas mal de soucis...

Je souhaiterai modifier un document pour l'améliorer. N'ayant pas des connaissances extraordinaires en Excel, j'ai réalisé les modifications de bases, mais pour le reste je bloque !

Le document comporte plusieurs onglets (je vous met un exemple en PJ pour plus de compréhension.)

Mon souhait serait d'envoyer le total de chaque groupe, mois par mois, dans la case correspondante au groupe du 1er onglet. Ceci sans que le résultat change le mois d'après... Je ne sais pas si c'est très clair ! En gros actualiser uniquement le mois en cours

De plus (ce qui me pose le plus de souci), Je voudrais que, en fonction de la date d'arrivée dans un groupe, le nombre associé à la personne ne fasse pas 1 mais soit proportionnel au nombre de jour passés dans le mois. Je m'explique :

Si la personne arrive à la moitié du mois (exemple le 15 avril), je voudrais que seul 0.5 soit ajoutée dans la case du mois d'avril et que 0.5 soit ajouté au mois d'après, ici Mai.

Je ne sais pas si le mieux serait d'utiliser un codage VBA ou des formules Excel...

Merci de votre aide !

Salut et bienvenue sur le Forum,

Je pense que le seul vrai problème de ta demande est de comprendre comment tu calcules le nombre mensuel de membres de chaque groupe, le reste devrait être assez facile.

Je ne comprends déjà pas que lorsque quelqu’un arrive le 15 d’un mois, tu veuilles mettre une demi-unité dans ce mois-là et une demi-unité dans le mois suivant. Le mois suivant – pour autant qu’elle ne reparte pas - cette personne est bien présente le mois entier, non ? Prenons l’exemple de la feuille du Groupe A ; selon moi Vincent est là un demi-mois en avril, mais le mois complet en mai. Et si vraiment tu as une raison quelconque de ne vouloir calculer que la moitié du mois de mai pour Vincent, combien calcules-tu pour lui en juin ?

Maintenant tu as indiqué des départs, mais en 2016 et en 2017 seulement. Est-ce bien utile ou ne vaudrait-il pas mieux les indiquer que ces années respectives ?

Mais sinon, s’il y avait vraiment des départs en 2014, est-ce que la règle des demis-mois est la même ; du 1er au 14 = un demis-mois, du 15 au 31 un autre demis-mois ?

Personnellement j’aurais plutôt dit du 1er au 15 et du 16 au 31, mais bon …….

Et puis pour Nicolas, je n’ai rien compris. Il est là quand ?

A te relire.

Tout d'abord, merci de ta réponse.

Le nombre de personnes de chaque groupe est tout simplement calculé par le nombre de lignes présentes. Cela me permet ainsi de rajouter ou retirer des personnes non prévues à l'avance manuellement.

J'ai réalisé ce tableau simpliste pour vous expliquer de manière globale ce que je souhaite. Le vrai tableau est en réalité plus complexe, avec beaucoup plus de groupes et de personnes. (j'ai environ une dizaine de groupes comprenant en tout 211 personnes...) Je souhaite juste avoir la trame d'un codage ou une idée de formule, car je ne vois pas du tout comment faire....

Concernant les demi unités, maintenant que tu as exposé la question, il est vrai qu'il serait plus logique de les compter que pour le mois d'arrivée....

J'avais pensé à mettre un système proportionnel. Du genre si la personne arrive en début de mois (le 5 par exemple) on la compte pour 85%, ou si elle repart en début (toujours le 5) on la compte pour 15%... et ainsi de suite.

Pour les départs, c'est juste histoire que le fichier retire automatiquement les noms des personnes et corrige le nombre de personnes dans l'effectif le jour du départ... j'ai pris des dates arbitrairement. Sachant que des personnes pourront être rajoutées, et dans les départs et dans les arrivées avec leur dates respectives.

Egalement a savoir que j'aimerais que ce fichier soit pérenne dans le temps, qu'il ne s'arrête pas en 2015...

Concernant Nicolas, il est là par alternance, un mois sur deux. Pour cela que l'effectif fait à chaque fois +1 ; -1 ; +1 ; -1 ....

J'espère avoir répondu à tes questions

Salut,

Pour l’instant, je ne me suis intéressé qu’à la feuille du Groupe A. J’ai tenté une formule dans la plage E3:P11 qui donne moyennement satisfaction. En fait, il semble que les personnes qui ne travaille qu’un mois sur deux – et qui sont donc marqués par un x dans la colonne D – sont indiqué en congé justement, d’une manière satisfaisante, un mois sur deux (selon le mois où ils ont commencé, par exemple Pierre était là en janvier, il a donc congé en février, avril, etc. alors que Nicolas qui commence en février a congé en mars, mai, etc.).

Je me suis par contre embrouillé avec les mois entamés. J’ai tenté des calculs basés sur des tiers de mois (du 1er au 10, du 11 au 20 et du 21 à la fin du mois), mais les résultats en tiers et en deux tiers semblent hasardeux.

Alors soit tu te contentes de calculs en demi mois (ce qui serait beaucoup plus simple), soit tu m’indiques clairement comment je dois compter ces tiers (par exemple quelqu’un qui entre le 5 et qui quitte le 6, ça fait un tiers ? Ou quelqu’un qui entre le 5 et qui quitte le 11, ça fait deux tiers ? Etc.). Si tu veux calculer en tiers, il faudrait en fait que je t’indique encore plus de variantes possibles et que tu me répondes en fonction de mes demandes.

Sinon, dans l’ensemble, est-ce que tu trouves que ce serait un point de départ ?

A te relire.

La nuit porte conseil

J’ai encore eu une autre idée pour calculer tout d’abord le nombre de jours d’un mois incomplet puis de donner une valeur quelconque en rapport.

Dans le fichier ci-joint, qui est assez brut, le nombre de jours est tout d’abord déterminé, mais je n’ai pas poussé très loin la réflexion au sujet de savoir si le jour inscrit dans les colonnes B et C est pris en considération ou non ; à affiner par la suite selon tes désirs.

Puis selon le résultat trouvé, la valeur de 0.25 est renvoyée s’il y a moins de 8 jours dans le mois, 0.5 s’il y a moins de 16 jours et 0.75 entre 16 jours et le mois entier (donc du 1er au 28 février 2014 = 1 mois, du 1er février au 27 février = 0.75 mois).

Afin de te montrer comment sont calculés les jours, j’ai ajouté le tableau parallèle en dessous.

Amicalement.

Salut Yvouille,

Tu as pas mal travaillé ! C'est vraiment pas mal sur la logique de ce que je recherche... Notamment pour la personne étant là un mois sur deux, je ne sais pas comment tu as fais mais c'est pile poil ce que je voulais.

Par contre, un seul défaut sur ton fichier :

- Les personnes dans le tableau A (6 personnes en tout) sont déjà présentes dans l'effectif et n'ont pas besoin de date d'entrée pour être à 1. Ils doivent être à 1 tout le temps... (sauf si ils possèdent une date de sortie biensur...)

Dans ce sens, cette logique me permettrait de pouvoir prévoir leur départ puis leur entrée sans avoir a changer tout le temps les dates.

Je m'explique :

Prenons exemple sur Jacques : Il est déjà présent dans l'effectif depuis longtemps mais doit partir le 01/08/2014 pour revenir le mois d'après le 01/09/2014. La date de départ étant inférieure à la date d'entrée, ta formule ne marche pas...

Je suis obligé d'attendre la date d'entrée pour la rajouter manuellement...

Ce qu'il serait intéressant de regarder c'est de mettre tout le monde à 1 sauf ceux possédant une date d'entrée ou une date de sortie, ou les deux.

Sinon concernant les calculs de tiers de mois, c'est juste parfait, c'est exactement dans l'idée que je me faisais !

Vois-tu ce que je veux dire ?

Et sinon pour le résultat final, est-ce pérenne, car il n'y a que l'année 2014... et je voudrais que cela dure dans le temps !

Merci pour ton aide en tous cas !

Re,

Je t’ai envoyé deux fichiers ; l’un calculant en tiers de mois et l’autre en quart de mois. Je t’avais indiqué que celui calculant en quart de mois me semblait plus intéressant puisque l’autre semblait avoir des problèmes selon la configuration « Début-Fin de mois ». Donc partons du principe que l’on va continuer avec mon deuxième fichier, quitte à calculer par tiers de mois avec la méthode du « calcul des jours précis ».

Puis – si cette première partie jouait - je pensais te proposer d’avoir un fichier par année et d’automatiser le passage d’un fichier annuel à un autre. Par exemple on pourrait reprendre dans chaque groupe les personnes encore présentes en fin d’année. Je ne vois pas sinon comment tu veux que ce fichier soit perpétuel.

Et puis encore une chose : si n’on indique pas une date d’entrée en début d’année pour les personnes qui étaient là en début d’année, je pense que ça compliquerais terriblement la formule et je ne serais pas trop intéressé à chercher une solution, ceci d’autant plus qu’il serait illogique d’indiquer une date d’entrée en milieu d’année pour quelqu’un qui était déjà là en début, autrement les mois du début d’année seraient faux.

Autrement encore, si tu n’as besoin que d’une situation provisoire en cours d’années, je pense que ce fichier n’est pas du tout adapté.

On continue comment ?

Cordialement.

Nous sommes d'accord sur le fait que nous pouvons continuer sur ton deuxième fichier. Il me semble très correct.

Ensuite, je veux réellement un fichier pérenne, une solution provisoire ne m’intéresse pas trop...

Concernant ma logique de mettre tout à 1, si tu ne veux pas je ferai avec (ou plutot sans ^^) (je n'ai pas trop le choix vu mon niveau médiocre en Excel ^^)

Y a-t-il possibilité de rajouter des groupes facilement ? Je suppose que les groupes fonctionneront avec le même type de formule que je pourrais extrapoler...

Merci encore pour ton aide !

Salut,

Je suis un peu embêté pour savoir comment continuer avec ton fichier. Il semble que je pars dans une direction qui ne te plait pas trop, mais je n’arrive pas vraiment à comprendre ton besoin.

Tu parles beaucoup d’une solution pérenne. Je suis donc allé voir la définition de ce mot dans le Larousse : « Qui dure longtemps ou depuis longtemps ». Selon moi ça ne veut pas dire grand-chose dans ce cas.

Je suis donc reparti depuis le départ et j’ai relu tes différents textes. Apparemment tu désires qu’à un certain moment donné, la situation soit exacte sur les feuilles « Groupe A », « Groupe B », etc. et qu’elle soit enregistrée ainsi sur ta feuille « Suivi effectif », tant pis si par la suite la situation sur la feuille des différents groupes n’est plus correcte, rétroactivement parlant. Ai-je bien compris ? Je pense à ça car tu dis vouloir pouvoir indiquer des dates de fin et de début à n’importe quel moment pour n’importe qui, comme dans ton exemple pour Jacques.

Pour illustrer ce que j’ai compris d’une autre manière, on va reprendre l’exemple de Jacques. Il est présent au 1er janvier 2014 et n’a pas de date de fin. Le mois de janvier, il sera donc inclus dans le total sur la feuille « Suivi effectif », puis de même en février, mars, …… jusqu’à fin juillet, puisque tu dis qu’il sort le 1er août (donc réellement le 31 juillet, non ?). Là tu voudrais indiquer une date de sortie afin qu’il n’apparaisse plus dans le total d’août justement. Puis tu voudrais pouvoir indiquer une date d’entrée au 1er septembre afin qu’il soit à nouveau pris dans le total de ce mois. Est-ce bien ça ? Si oui, je peux bien chercher une solution dans ce sens, par exemple avec un repport automatique à la fin de chaque mois des feuilles des groupes sur la feuille "Suivi effectif".

Mais je te rends alors immédiatement attentif qu’avec ta solution, tu n’as plus l’historique des présences. Ainsi, toujours selon cet exemple, si tu désires savoir en 2015 qui était présents en janvier 2014, tu n’as plus d’information au sujet de Jacques !!! Tandis qu’avec ma première idée, tu aurais un historique année après année (en indiquant des dates d’entrée et de sortie pour Jacques sur une première ligne pour sa première période, puis sur une seconde ligne pour une seconde période ou éventuellement, s’il n’y a pas plus que tant de mouvements de va et viens tels que celui-ci par année, sur plusieurs colonnes du genre Entrée 1, Sortie 1, Entrée 2, Sortie 2), historique année après année qui n’empêcherait pas un récapitulatif général sur plusieurs années (quelque chose de pérenne quoi, alors que si tu veux l’autre solution, c’est quelque chose de provisoire …. en ce qui concerne les feuilles des groupes).

A te relire.

Salut Yvouilles,

Mon idée n'est pas facile à exprimer...

Concrètement je voudrais avoir le total, mois par mois, des personnes de chaque groupe dans le suivi d'effectif en sachant que dans chaque groupe j'ai la possibilité de rajouter des personnes manuellement, d'en enlever et que parmi ces personnes certaines peuvent partir puis revenir à des dates prévues à l'avance.

Ta première idée est pas mal, elle me plait. C'est juste que des personnes devant repartir puis revenir nécessite un suivi manuel de ma part de rajout des dates... C'est faisable mais il me faudrait un moyen de suivre ça facilement vu que je gère plus de 200 personnes... La mise en avant (par des couleurs par exemple) de l'approche de la date d'un départ de quelqu'un qui nécessite un changement de date d'entrée si il revient par la suite.

Après avoir le détail de chaque personne ne m’intéresse pas, c'est juste le nombre total qui doit être archivé dans le suivi d'effectif. Tu as donc bien compris mon exemple pour Jacques, je n'ai nul besoin de retrouver des dates une fois son départ passé. Les dates sont précisées uniquement dans le but d'automatiser le calcul du nombre de personnes.

Ensuite, j'appelle pérenne quelque chose qui peut être utilisé indéfiniment, peu importe l'année. Danc ce sens, retrouver uniquement les chiffres dans "Suivi d'effectif". Si j'ai envie de savoir combien de personnes il y avait au mois de mars 2014 alors qu'on est en 2016, je peux.

En espérant avoir répondu à tes questions...

Salut,

Dans le fichier ci-joint, tu as une feuille par groupe. Tu peux ajouter autant de feuille de groupes que tu désires, en dupliquant la feuille d’un groupe déjà existant et en effaçant pour commencer les données des colonnes A et E à ER. Si le nombre de lignes par groupe n’est pas suffisant, tu peux également en ajouter, à condition de copier par incrémentation les formules des colonnes E à ER.

Si tu ajoutes une feuille pour un groupe, l’onglet soit absolument commencer par la dénomination « Groupe », à l’exemple des feuilles « Groupe A » et « Groupe B ». Par contre les autres feuilles ne devraient absolument pas commencer par le mot « Groupe ». En plus, le nom de ce nouvel onglet doit être ajouté à la suite des autres, sur la feuille « Suivi effectif », dans les cellules F1, G1, etc.

Ensuite, si tu cliques sur le bouton « Report » placé sur la feuille « Suivi effectif », tu peux reporter les totaux de toutes les feuilles de ton fichier commençant par « Groupe » dans les colonnes D et suivantes de cette feuille « Suivi effectif », après y avoir indiqué le mois désiré.

Si des données sont déjà en place sur cette feuille, elles sont remplacées par les nouvelles données reportées (par exemple mes chiffres pour le mois de mars 2014).

Maintenant à toi de faire des essais afin de voir si ce fichier est utilisable pour tes besoins, en fonction du moment où tu modifies les dates d’entrée et de sortie et du moment où tu les reportes sur la feuille « Suivi effectif ».

Si tu as un problème avec un membre qui sort et qui renter à nouveau quelques mois après, regardes si c’est plus facile de l’inscrire sur deux lignes différentes.

Si un membre quitte définitivement, je pense que tu peux effacer sa ligne sans autre.

A te relire.

Salut Yvouille !

C'est juste NIQUEL ! C'est ce que je voulais pile poil !

Par contre, au niveau du report ça ne marche pas. J'ai erreur '13'. Je te met les screens shot pour t'éclaircir.

Cela m'amène à une réflexion :

- Est-ce possible d'effectuer un report automatique a la fin de chaque mois sans avoir a cliquer sur quoique ce soit ? Ou que le report soit fait pour le mois en cours sans entrée de date, juste en cliquant sur le bouton?

Si ce n'est pas possible tampi... c'est bien comme cela aussi !

A te relire pour la correction de l'erreur...

Salut,

Tant mieux si on va dans la bonne direction.

En ce qui concerne le transfert, j'ai fait l'erreur d'indiquer dans mon UserForm qu'il fallait utiliser le format de date suisse jj.mm.aaaa (selon l'image ci-dessous), mais tu dois bien entendu utiliser ton format "régional" de date.

Selon l'image ci-dessous, clique-donc sur une date de la colonne B (moi j'ai cliqué sur la date "Février 2014" et en haut, j'ai la date exacte au format suisse 01.02.2014). Regarde alors comment est écrit la date dans la barre de formule (par exemple 01/02/2014) et écrit la date demandée dans le UserForm exactement à ce format et ça devrait jouer.

Par après on peut bien entendu déclencher automatiquement une macro à chaque début de mois, mais ce serait bien que cette première partie joue de manière à ce que tu puisses faires toutes sortes d'essai (également dans le futur).

A te relire.

Salut Yvouilles !

Je m'excuse du retard pour la réponse, je n'ai pas vu que tu m'avais répondu à ton tour...

Je te souhaite une bonne année 2014 pour commencer, j'espère que tu as passé de bonnes fêtes !

Concernant le fichier, il fonctionne lorsque j'écris la date sous la forme 01/03/2014 au lieu de 01.03.2014. Donc c'est tout bon !

Par contre, il est vrai que je préférerais avoir un report automatique pour l'ensemble des années. Le report peu se faire mensuellement de manière automatique en effet ou alors manuellement par simple clique sur le bouton report

Dans tous les cas je voulais te remercier pour ton aide précieuse !

A te relire.

Salut,

Très content d'avoir de tes nouvelles

Dans le fichier ci-joint, tu peux reporter le mois suivant quand bon te semble.

Si tu veux reporter un ou plusieurs mois une nouvelle fois, tu effaces simplement les mois nécessaires. Par exemple, tu as reporté les mois jusqu’à mars 2014 et tu te rends compte que tu dois effectuer des corrections pour le mois de février. Tu effectues alors tes corrections dans les feuilles des groupes, tu reviens sur la feuille ‘Suivi effectif’, tu effaces la plage D3:E4 et tu cliques à nouveau deux fois sur le bouton en place. Tes corrections pour le mois de février 2014 seront prises en compte et les données de mars à nouveau reportées telles que la première fois.

Afin que tu n'effaces pas des formules ou des dates par erreur, j'ai placé une protection - sans mot de passe - sur la feuille ‘Suivi effectif’.

Si tu reviens plus rapidement avec tes prochaines questions, c’est plus facile de se souvenir du travail que j’ai effectué précédemment.

Bonnes salutations.

C'est bien !

Serait-il possible de juste remplir toutes les années en même temps et que le bouton serve uniquement a mettre a jour le mois en cours ?

Ou que la mise a jour du mois en cours se fasse automatiquement a chaque fin de mois ?

Salut,

Tes demandes manquent singulièrement de clarté

Hier tu as marqué :

Par contre, il est vrai que je préférerais avoir un report automatique pour l'ensemble des années. Le report peu se faire mensuellement de manière automatique en effet ou alors manuellement par simple clique sur le bouton report

Comme tu insistes maintenant avec ce report de « TOUTES LES ANNEES EN MEME TEMPS », j’en viens à me demander si tu as un fichier avec d’anciennes données pour les années 2013 et précédentes et que tu veux reporter tout ça en une seule fois.

Peux-tu alors m’indiquer clairement ce que tu désires, si nécessaire avec des exemples précis, voire avec ton fichier réel ???

Parfois ça clarifie également les choses d'indiquer clairement ce qui fonctionne ; lorsque tu dis : "C'est bien !", je n'en sais guère plus.

A te relire.

Concrètement ce fichier va me permettre de prévoir à l'avance l'effectif, je veux donc dire par "toutes les années" que les mois remplis dans chaque groupe (Ligne 4) soit reportés dans l'onglet "suivi d'effectif" (Colonnes D , E , etc...) et que le bouton report serve a mettre a jour le mois en cours si il y a eu des changements. Car en chaque fin de mois, je dois transmettre les chiffres du mois en cours.

Le fichier version 4 me plait, il a juste l'inconvénient de ne pas me permettre de prévoir les mois en avance sauf en cliquant plusieurs fois sur report afin de tout remplir. Seulement si je fais ça, je suis obligé d'effacer tout si j'effectue un changement...

Tu peux peut-être réalisé le report par une simple formule "= ???"

Par exemple dans "suivi d'effectif" dans la cellule D4, mettre la formule "='Groupe A'!E4" pour reporter le total du mois de janvier et ainsi de suite pour tous les mois. Les changements, si il y en a seront pris de toute façon en compte, non ?

Cette solution te permettrait d'enlever le bouton report....

Sinon, si ma demande est trop compliquée, ton fichier version 4 me plait bien quand même ! Dis moi juste si ma solution sans le bouton te convient ou si tu as mieux ?

Merci encore pour ton aide !

Re,

Le plus souvent, ce qui est difficile, ce n’est pas de réaliser un souhait, mais de le comprendre

J’étais parti dans l’idée d’une macro car tu avais dit que tu pouvais avoir un nombre de groupes assez important et qui change ; les reports pour un nouveau groupe auraient alors été automatisés avec ma macro.

Et puis c’est vrai que lorsque l’on part dans une certaine direction, on a de la peine à penser qu’il en existe d’autres.

Dans ce fichier, le transfert se fait donc par formules. Sur la feuille ‘Suivi effectif’, en D2, il y a la formule suivante à incrémenter vers le bas :

=INDEX('Groupe A'!$E$1:$ER$4;4;EQUIV($B2;'Groupe A'!$E$1:$ER$1;1))

Pour la colonne du Groupe B, il suffit de copier et coller cette formule en E2 et à modifier les Groupe A en Groupe B avant d’incrémenter.

Si cette solution te convient, je pourrais creuser un peu et voir s’il n’y a pas la possibilité d’incrémenter automatiquement les références aux différentes feuilles des groupes en utilisant les noms placés dans les cellules D1, E1, etc.

A te relire.

Salut Yvouilles !

J'ai un peu de retard... je n'étais pas dispo aujourd'hui...

Ton fichier est rigoureusement dans l'idée que je me faisais, il me convient parfaitement. D'autant plus que la version "formule" est plus compréhensible pour moi. Ce qui me faisait galérer c'était l'histoire des 0.25 ; 0.5 ; 0.75 dans les différents groupes, et tu as su réaliser ceci, tu es vraiment fort...

Souhaites tu chercher une solution pour incrémenter automatiquement comme dit dans ton message ?

Merci beaucoup en tout cas ! C'était inespéré pour moi !