Extraire des adresses mails d'un fichier Excel executant un tri

Bonjour à tous

Je crois avoir regardé à peu près les différents post sur ce sujet, mais chacun à un problème différent. J'utilise un logiciel duquel je peux extraire un classeur comprenant différentes données. S'agissant d'une école on trouve facilement en A la classe (Parcours Formation libellé) en B le nom de l'élève (Elève Nom), en C le prénom de l'élève (Elève Prénom), en D M ou Mme (Parents Civilité),en E le nom des parents (Parents Nom), en F le prénom des parents (Parents Prénom), et G l'adresse mail des parents (Parents Email). (Voir fichier en pièce jointe).

L'idée est d'envoyer à partir de ce fichier un e-mail via outloock par exemple à chaque parents d'une même classe contenant la même pièce jointe en PDF.

Le fichier d'origine contient entre 150 et 200 lignes, certains élèves ont plusieurs adresses (divorce, familles d'accueil, éducteur) les envois sont à destination de tous les utilisateurs, certains n'ont pas d'adresses mail?? Nous leur enverrons par courrier postal, mais si on peut les identifier ?

Demander un accusé de réception serait peut-être abuser ?

J'attends vos précisions, compte tenu de mon niveau débutant qui m'a longtemps fait hésiter compte tenu du niveau expert du forum j'imagine que j'ai dû oublier des précisions, que je vous apporterai en fonction de mes possibilités.

Je vous remercie par avance pour vos contributions, prenez soin de vous en ces temps difficiles

Bien à vous

Garold

Bonjour

Mon fichier ayant été enlevé par erreur je vous le remets en pièce jointe, je précise que comme le précédent il est anonymisé, sauf que cela est beaucoup plus visible maintenant (c'était la raison de son retrait! 2 précautions valent mieux qu'une). Merci pour votre aide, bonne journée

Garold

Bonjour

il faudrait préciser certaines choses...

le but est de faire un mail par classe avec tous les destinataires en une fois ? en mode normal ? en CCI ?

faire un mail personne par personne possédant un mail renseigné ?

que mettre dans l'objet du mail ?

que mettre dans le corps du mail ?

ou se trouverais la pièce jointe ? un sous dossier du fichier exécutant la macro ? ailleurs ?? comment savoir ?

comment savoir le nom du fichier a mettre en pièce jointe au mail ?

Fred

Bonjour Fred

Tout d'abord merci de l'intérêt que vous portez à ma question. Le but est donc de palier aux faiblesses de notre SI, notre prestataire trainant les pieds pour que l'on utilise son système qui n'est pas du tout fonctionnel. Je recherche donc une solution alternative. Ce que nous pouvons faire c'est extraire un fichier excel contenant les adresses mail. Soit par classe soit global.

Mes différentes recherches m'amènent à penser que par classe limiterait le nombre de mail à envoyer partant du principe qu'il vaut mieux faire des lots de 30 à 40 que des lots de 100 je crois que le serveur de messagerie que nous utilisons n’apprécierait pas.

Le mode CCI est celui que nous devons privilégier pour garder les adresses mails confidentielles?

Il s'agit d'envoyer le même mail aux familles, en ce moment nous recevons des informations au compte goutte qu'il nous est difficile de transmettre aux parents sur leur adresse mail personnelle sinon nous pourrions utiliser notre IENT mais le's parents ne suivent pas suffisamment.

L'objet du mail pourrait être : Courrier en pièce jointe

Le corps du mail pourrait être: Madame, Monsieur,

Nous vous remercions de bien vouloir prendre connaissance du courrier en pièce jointe.

Le Secrétariat

Où se trouverait la pièce jointe, où on veut, il s'agirait d'un courrier rédigé dans word puis transformé en PDF et stocké dans un répertoire dédié de sorte que nous puissions renouveler l'opération à chaque fois que nécessaire.

Quand au nom du fichier, c'est là où je comprends que ma demande est peut-être plus complexe qu'il n'y parait car dans mon esprit il s'agissait juste de créer une mailing list à partir d'excel que j'intitulais du nom de la classe et à chaque fois que je vous lais écrire aux prents de cette classe, je cliquais je ne sais où, ma liste apparaissait dans oultoock, je joignais la pièce jointe et hop. Ce que je souhaite automatiser c'est l'importation de mes adresses parents dans outloock pour faire une liste de diffusion sans avoir à les ressaisir.

Je ne sais pas si c'est plus clair comme ça. En fait en vous écrivant je me dis peut-être que le titre de ma demande n'est pas adapté, car une fois que j'ai réussi à faire mon groupe de contact dans outloock le reste est simple. Mais comment automatiser cette tâche qui doit pouvoir se renouveler tous les ans puisque les élèves changent de classe chaque année.

A vous lire, joyeuses pâques malgré un confinement qui réduit notre périmètre

Salutations

Garold

Bonsoir

moi même enseignant... je connais la difficulté de joindre les parents et les élèves par les ENT... surtout en cette période...

Si vous voulez seulement préparer le mail OK... et ensuite faire l'envoi manuel, je suppose que vous n'avez pas beaucoup de classes, mais personnellement je n'avais pas envisagé cette possibilité... car aussi administrateur réseau de mon établissement, je m'occupe entre autre, de la création des comptes et j'envoi aux PP par mail les identifiants des élèves, soit pour mon cas, 104 classes, impensable de faire seulement la préparation du mail... sachant qu'une mise à jour est envoyée toutes les semaines en début d'année... enfin bon passons... je m'écarte du sujet..

Ce que je propose, dans un premier temps, faire la préparation du mail et on verra ensuite pour faire un envoi directement... il n'y aura pas grand chose à modifier pour cela...

on va partir sur une feuille paramètre qui va contenir un certain nombre d'informations qui seront dans l'objet et le corps du mail et éventuellement, le chemin d'accès au dossier qui contiendra le(s) fichiers a mettre dans le mail...

si on est d'accord, je me pencherais là dessus dans cette configuration.

Dans l'attente d'un retour..

Bon We

Fred

Bonjour @ tous,

Je pense que tu comptes faire un publipostage avec pièce(s) jointe(s) personnalisée(s) {ou pas}.

Voir cette vidéo.

https://www.youtube.com/watch?v=wStN7ck_Hno

Cordialement

Bonsoir Rachid... je ne suis pas sur que cela soit l'idée de départ... a priori communication unique pour l'ensemble des parents

(surtout en cette période...) mais faire des mails groupés... (mais c'est en effet ce que je fais pour les comptes élèves... un publipostage par macro et envoi automatique...

Fred

Donc me revoilà avec une proposition

Pré-requis : Outlook installé et un compte paramétré sur le PC qui va exécuter ce fichier

cela se passe en plusieurs étapes

Etape 1 => copier depuis l'extraction GLOBALE de votre logiciel les données dans la feuille 1

capture

Etape 2 => feuille 2 du fichier, personnaliser le texte a mettre dans le corps du mail et l'objet et aussi le dossier qui doit contenir le(s) fichier(s) a envoyé. => voir colonne B

capture2

tous les fichiers présents dans le dossier seront ajoutés comme pièce jointe au mail

etape3 => Tous le reste se passe sur la feuille 3 récupération de la liste des classes disponibles =>cliquer sur le bouton

capture3

etape 4=> choisir la ou les classes pour lesquelles vous voulez préparer un mail en mettant pas exemple un X dans la cellule de la colonne B (vous pouvez mettre ce que vous voulez,, cellule non vide on prépare un mail, cellule vide => pas de mail

capture4

Etape 5 =>cliquer sur le bouton pour faire la préparation des mails demandés

capture5

un mail est préparé pour chacunes des classes qui ont été demandés :

capture6

Fred

Bonjour

Je vous remercie pour le temps consacré à ma demande. Cela correspond bien à ce ja souhaite faire et me rendra bien service. Il reste un petit souci à régler car je me suis retrouvé avec un message d'erreur!! Il me dit : Aucun fichier présent dans le dossier, alors que mon fichier PDF y est bien??? Si vous avez une idée pour m'indiquer mon erreur.

A vous lire

Bon week end (en confinement!! tu parles si on va se marrer!!)

cecr2 cecr1

Bonjour

je n'arrive pas lire correctement... la résolution de l'image est trop basse...

merci de refaire une image du chemin où se trouve le fichier pdf

et une autre avec le message uniquement qui apparaît.

Fred

Rebonjour

Le chemin d'accès est : C:\Users\OLIVIER\Documents\DOSSIER COURRIER\MAILING\PIECES JOINTES DU MAILING

J'ai créé un répertoire spécifique dans laquelle je placerai les pièces jointes que je souhaite insérer

Le message excel : Aucun fichier dans le dossier: C:\users\OLIVIER\Documents\DOSSIER COURRIER\MAILING\PIECES JOINTES DU MAILING

J'ai mis les copies d'écran en PDF est-ce que c'est mieux?

A vous lire

Salutations

Garold

9copie-ecr.pdf (239.50 Ko)

Bonjour,

M'est avis qu'un "\" à la fin du chemin d'accès, après PIECES JOINTES DU MAILING résoudrait une partie du problème.

Bonjour

Merci pour votre contribution je viens d'essayer mais hélas cela ne résous pas le problème!!

Il ne manque pas grand chose, mais!!!

Une autre idée?

A vous lire

Bon week end

J'ai passé cette ligne en commentaire pour ne pas qu'elle s'exécute (en la commençant par une apostrophe) chez moi, et cela fonctionne.

'If retour = 0 Then MsgBox "Aucun fichier présent dans le dossier : " & shs.[B3]: fichier = False

Il y a à priori un petit couac quelque part. Je ne suis pas en mesure de l'expliquer cependant.

Bonjour

je penses avoir compris...

nouvel essai

Fred

Yes fred, ça ira mieux comme ça.

Déjà le goto 0 ne pouvait renvoyer nulle part parce qu'il n'y a pas 0: quelque chose.

Après, j'avais regardé rapidement et ne maitrise pas le UBound(tbfic). Donc j'avais enlevé le message d'erreur qui bloquait la chaine et n'était pas problématique pour les tests, mais le souci venait bien de ça.

En fait

l'histoire c'est que le tableau contenant la liste des fichiers est de taille 0 lorsqu'il y a un seul fichier... donc logique....

pour ce qui est le on error goto 0 c'est tout a fait normal, il n'y a pas d'erreur, c'est pour invalidé le on error resume next juste précédent...

pour plus d'information :

https://docs.microsoft.com/fr-fr/office/vba/language/reference/user-interface-help/on-error-statement

Fred

Oh, super, je croyais qu'on ne l'utilisait que pour envoyer à un endroit précis du code. J'étais passé complètement à côté de cette fonctionnalité. Merci bien !

j'avais utilisé le on error resume next qui est la gestion des erreurs... car si il y a pas de fichier dans le dossier il est difficile de donner la taille d'une variable tableau qui est vide le Ubound(tb) renvoi une erreur si tb = nothing... d'où la gestion de l'erreur.. maintenant il faut toujours travailler avec précaution avec cela car si on ne désactive la gestion des erreurs, le code pourrait continuer a s’exécuter sans afficher de message d'erreur et pour autant ne fait pas le travail prévu...

il faut donc a mon sens lorsque l'on sait qu'il peut y avoir une erreur gérer l'erreur et ensuite désactiver la gestion des erreurs d'où le on error goto 0

Finalement cette erreur ma fait réfléchir a une façon de trouver ce que je voulais sans avoir besoin par le Ubound(Tb)... on va mettre cela sur la fatigue d'hier soir quand j'ai fait ce code...

Fred

J'ai de nouveau essayé, je n'ai plus de message d'erreur, mais je ne sais pas si mon message est parti ou pas? J'aurai dû mettre une adresse témoin, je pensais qu'on voyait quelque chose après l'envoi??

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