Fichier de suivi d'activité

Y compris Power BI, Power Query et toute autre question en lien avec Excel
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Arpopa
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Message par Arpopa » 16 avril 2019, 14:28

Bonjour à tous et toutes,

Je suis novice dans l’utilisation d’Excel et après 4 semaines de pratique intense, je suis bloquée. Une petite explication du contexte s’impose

Je dois mettre en place un outil de suivi, RIDA (Relevé des Information Demande Actions) pour des équipes de la DSI : L’idée est de générer un fichier de suivi partagé permettant de faire une évaluation de charge et l’affectation des ressources aux projets. Dans mon idée le document est formé de plusieurs onglets (voir document joint) :
- J’ai complété et mis en place les différents contrôles dans la majorité des cas pour la première partie tableau récapitulatif, (un petit coup d’œil, des conseils d’améliorations seront toujours les bienvenus).
- J’ai complété la table de référence

Onglet : TABLEAU RECAPITULATIF
J’ai complété la première ligne pour donner un exemple

Colonne A : Origine de la demande :
5 valeurs possibles (Interne ; Externe, Fournisseur, Libre1, libre 2)

Colonne B : Projet ou application
A Compléter à partir de la liste de projets de la table des références

Colonne C : n° Action
Le numéro doit être unique et ne pas pouvoir être réutilisé pour une autre action (d’où l’onglet piste d’audit qui permet de s’assurer qu’un petit malin ne change pas une demande ancienne par une nouvelle demande (notion de délai de prévenance je précise plus loin 😊)

Colonne D : Date de création
Date complétée automatiquement avec la date du jour lors de la création. (J’avais mis une alerte d’erreur mais elle n’empêche pas de saisir une date erronée. Si on ferme la boite de dialogue du message d’alerte la date saisie reste ☹)

Colonne E : Instance Origine :
Est complétée à partir de la liste de choix de la table de référence.

Colonne F : Objet :
Champ libre en saisie, en gros un résumé de domaine impacté par la demande.

Colonne G : Type :
Liste de choix, type de demande (Information, Décision, Action).

Colonne H : Demande
Descriptif de la demande avec suffisamment de détail pour qualifier correctement.

Colonne I : Statut
Liste de choix (Abandonné, Attente information, Attente validation, En cours, Non démarré, Reporté, Clos)

Colonne J : Demandeur
Liste de choix à partir de la table de référence ressource affectée (limitation aux profils ayant PROJ ou MAN en préfixe du prénom et du nom) ça je ne sais pas faire ☹.

Colonne K : Criticité
Liste de choix à partir de la table de référence, Criticité de P1 à P5 (Si p1 est sélectionné j’ai besoin d’indiqué les informations suivantes : "Demande urgente demandant un délai de validation inférieure à 7 jours, merci de faire la demande directement auprès du manager décisionnaire en indiquant le numéro de RIDA")

Colonne L : Date de réalisation souhaitée
La saisie du champ est contrainte, je vais essayer d’être limpide dans mon explication, alors, euh :
Plusieurs contraintes de temps la première, la date souhaitée ne peut être inférieur à 7 jours après la date de la demande, ceci à des fins d’évaluation de charge et de complexité de réalisation. (Hors des P1 qui ne peuvent suivre cette règle). Deuxième contrainte, la réunion de mise en état et la décision ont lieu le vendredi pour réalisation à minima le lundi de la semaine S+1 soit 9 jours après.

Colonne M : Durée estimée
Liste de choix à partir de la table de référence durée, les durées vont de 0 pour une prise de décision en réunion à 2 jours maximum de charge

Colonne N : Compétences requises
Liste de choix à partir de la table de référence ressource affectée.

Colonne O : Ressource affectée
Liste de choix à partir de la table de référence ressource affectée.

Colonne P : Valideur
Liste de choix à partir de la table de référence colonne Valideur

Colonne P : Valideur
Liste de choix à partir de la table de référence colonne Validation

Dans l’idéal j’ai besoin d’un bouton pour la création qui incrémente un numéro de RIDA dans la colonne C : n° action. Un bouton pour la suppression de l’action (le numéro de rida ne doit pas être réutilisable).

Onglet : Synthèse des demandes
J’ai besoin de faire un tri par acteur et ou service et numéro de semaine, avec deux objectifs faire la revue des demandes avec les équipes pour ensuite en faire une extraction pour le plan de travail de la semaine s+1
Pour la sélection par acteur le critère de tri est simple, table de référence, ressource affectée.
Pour le service c’est plus complexe, la sélection doit se faire sur le préfixe de la colonne ressource affectée (ADM, DESK, INFRA MAN, PROJ, PREST)
N° de semaine pour faire la sélection des actions demandées.

Onglet TDB
Mes besoins :
Sélection d’une date de début et date de fin (besoin pour extraire les données à la semaine et au mois)
Liste des demandes par statut avec le nombre avec la possibilité de faire un choix plusieurs critères (clos et abandonnée) Attente (information et validation) ensuite (non démarré, en cours, reportée)
Liste des demandes par services (ADM, DESK, INFRA MAN, PROJ, PREST)
Liste de demandes par ressource, choix à partir de la liste des ressources affectées
Liste des demandes avec durée supérieur à deux semaines, supérieur à un mois depuis la date de demande hors clos et abandonnée

J’ai essayé de faire au mieux mais ma maitrise d’Excel est celle d’une novice.
Merci au site et a ceux qui y participent, j’ai déjà bien évolué grâce à vous.
J’espère que j’ai été claire dans ma demande.

Amicalement
Eulalie
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Message par jmd » 16 avril 2019, 18:06

bonjour

la DSI demande à une débutante de faire leur job :mrgreen:
les DSI sont de ces trucs étranges...

armée de ton courage, tu as bien bossé. Trop à mon avis

je gère plus de 10 plans de progrès ou d'action dans 10 entreprises

faire hyper-simple est gage de fiabilité et d'évolutivité facile
une unique table en saisie
- date
- qui
- quoi
- action
- moyens
- pilote
- délai
- terminé (ou non)
etc.

triable et filtrable sur place pour voir les encours, les terminées, les pas commencées etc .

ensuite des TCD qui servent à extraire les infos de synthèse, des graphiques

amitiés
Apprenez les fonctions d'Excel.
Exemple "Mettre sous forme de tableau", TCD, "Récupérer des données".
Apprendre les fonctionnalités "récentes".
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Arpopa
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Message par Arpopa » 17 avril 2019, 08:43

Bonjour JMD,

Merci de ta réponse, malheureusement je fais face à un haut responsable qui ne supporte pas que l'on puisse lui faire des suggestions. Il m'a dit vous vous en tenez à ce qui a été dit en réunion.
Je dois rendre le document à la fin du mois maximum, j'ai encore un peu de temps :)

Amicalement
EULALIE
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Message par jmd » 17 avril 2019, 14:47

re

mais je ne peux répondre qu'à petite dose

pose 1 question, et joins un peeeeeetit fichier de 3 colonnes et 5 lignes et le résultat attendu

à te relire

amitiés
Apprenez les fonctions d'Excel.
Exemple "Mettre sous forme de tableau", TCD, "Récupérer des données".
Apprendre les fonctionnalités "récentes".
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