Amélioration de plannings

Bonjour,

voici le planning que nous utilisons dans notre entreprise. Il est divisé en 2 parties une première feuille qui nous permet de voir le nombre de personnes présentes chaque jour et une deuxième feuille qui correspond au détail de présence de chaque personnes par jour et cela par demi-heure. Nous sommes un commerce et devons gérer une présence de personnes en fonction du créneau horaires. Afin de gagner du temps nous souhaiterions réussir à gérer de façon automatique les congés sur la première feuille en rentrant les dates et que cela se répercute automatiquement en inscription congés et colorés en rouge sur le planning (je sais faire la coloration dès que le mot congés apparait). Le top serait que cela se répercute sur la deuxième feuille mais ce n'est pas ce qui nous parait le plus important. J'ai essayé de faire ce planning automatique avec les différent tuto mais je n'y suis pas arrivé (je ne suis pas un professionnel d'excel).

J'ai mis le planning en pièce jointe.

Merci d'avance aux personnes qui pourrait nous aider pour nous améliorer !!!

Salut Pierrant,

histoire de dégrossir :

- il faudrait déjà que tous les noms soient strictement identiques dans les deux feuilles ;

* en 'Juillet' : P-A, Vanessa, Séverine... <--> 'Détail' : Pierre-Antoine, Vanessa G., Dorine/Séverine...

- pourquoi tous les congés n'ont pas la même structure (heures différentes, coupés...) ;

On va commencer par ça...

A+

Bonjour,

Merci pour votre aide.

Effectivement il y avait des noms différents (congés mater et remplaçante présente en même temps), nous les avions en même temps car elles avaient le même planning le temps qu'une des deux parte en congé mater. (Ce n'est sûrement pas idéal mais pour faire tenir le planning sur une feuille c'était plus facile !!).

Les congés ont la même structure (écrit congés et colorés en rouge), les autres cases rouges sont pour nous des moyens mémo pour savoir qu'une personne est absente (à cause d'une récup de garde ou en formation).

J'espère que j'ai été clair.

J'ai fait la modif du planning avec les bonnes personnes et écrit de la même façon.Je le remet en pièce jointe.

Bonne journée

bonjour

salut au passage curulis

mon avis : faire la saisie dans la feuille la plus détaillée* (celle en 1/2heure) en mettant P pour Présent, C pour Congés etc.

faire des MFC en vert, rouge etc.

ensuite automatiquement, Excel va nous donner les autres vues de présentation et les totaux

note : il est probable qu'on doive dépivoter le tableau de saisie. Sais-tu faire ?

* c'est la plus faible granularité du temps pour ton entreprise.

Bonjour,

Merci pour ta réponse, je ne sais sais pas ce que signifie depivoter le tableau !!! Autrement utiliser la MFC c'est bon. Est ce que en mettant P et C on peut avoir un décompte des personnes présentes par jour ? (On sait qu'en fonction des jours il nous faut un certain nombre de personnes présentes, c'est pour cela qu'à la fin on avait l addition des 1 qui nous donnait les personnes présentes et cela nous permet en cas d arrêt de travail de regarder rapidement si on est assez nombreux).

re

dépivoter signifie que ta feuille de saisie est sous forme de tableau croisé

pour exploiter son contenu (les données), on doit le mettre sous forme de Tableau en 3 colonnes :

• date et heure
• personne
• état (P, C etc)

oui, on obtient un Tableau de milliers de lignes

ensuite on fait des TCD et graphiques pour sythétiser

calculer le nombre de P ou C se fait sans aucune formule, par les TCD

je vais essayer, en laissant les 1 et Congés

re

j'ai supprimé des jours, ce qui ne change rien

"mettre sous forme de tableau" : très important pour tous tes travaux sous Excel !

menu Données obtenir de plage

ensuite "dépivoter autres colonnes" (sélectionner les 2 colonnes de gauche, clic droit sur en-tête)

renommer des colonnes

"charger"

création d'un TCD

mais comme le tableau de données ne contient que des 1 ou des vides, je ne peux pas ajouter de détail tel que C ou congés

si tu mets des P et C etc le TCD te fera les sommes automatiquement !

quand les données changent tu actualises.

terminé

Super, je vais regarder ça avec mon associé demain.

Merci en tout cas pour ton aide, je te tiens au courant !!

Bonne journée

Bonjour, on vient de regarder avec mon associé et cette manipulation nous fait beaucoup changer la trame du planning. Du coup j' ai une autre question et après j arrete de vous embêter : peut faire que lorsque une personne est notée en congés sur le planning du mois sa ligne se colore en rouge sur le planning détail de la feuille 2 ? Rien que cela nous simplifierait énormément la tâche !!!

En tout cas merci pouy les conseils

re

changer la trame ? on garde pourtant la même (les quelques détails qui changent sont automatiques)

si tu veux conserver ton fichier initial, je ne sais pas automatiser les liens entre tes onglets, donc pas non plus faire une mise en couleur de l'un depuis les données de l'autre.

reste la question : quel onglet est l'onglet de saisie et comment sont "reportées" les données dans l'autre ?

(problème de granularité du temps)

La saisie est faite manuellement sur chaque feuille !!

C'est surtout mon associé qui gère les plannings et du coup il les remplit sur chaque feuille.

Est ce que si l'on met les deux plannings sur la même feuille on peut faire en sorte que la personne qui est en congé sur le premier ai sa ligne colorée en rouge automatiquement sur le planning détail. C'est peut être réalisable comme cela.

C'est vraiment la partie qui ferait gagner du temps à mon associé, pour le reste il va vite pour faire les plannings et maîtriser les temps de présence.

Merci en tout cas

re

je proposais de saisir uniquement dans la feuille de plus petite granularité (les 1/2 heures)

rejette un oeil à mon fichier plus haut

cette feuille est très peu changée par rapport à l'existant

on saisit dedans

tout le reste (l'autre feuille et bien d'autres choses) seront bien plus faciles à créer et automatiser, dont les couleurs

serais-tu OK pour essayer ?

Oui je veux bien !

Je suis au travail actuellement, donc je ne peux pas le faire tout de suite (nous sommes une pharmacie et il ya du monde tout le temps !!)

Bonjour,

je m'appelle Julien, je suis l'associé de Pierrant. C'est moi qui gère les plannings de l'équipe mais Pierrant a effectué des recherches afin d'améliorer la gestion de nos plannings car il avait 2 jours de repos et cela lui permettait d'effectuer des recherches à tête reposée.

J'avais moi-même effectué de nombreuses recherches en envisageant d'acheter un logiciel de gestion de planning mais je n'ai rien trouvé de plus efficace qu'excel compte tenu de notre fonctionnement.

Tout d'abord, je te remercie vivement pour le temps que tu as consacré à notre recherche et les solutions que tu as essayé de nous apporter. Afin de bien bien comprendre ce qui pourrait nous aider, voici comment je gère actuellement mes plannings:

• je travaille à partir des 2 tableaux excel qui constitue ma trame de base: un fichier "planning mois" reprenant uniquement les jours de travail de chacun et correspondant une rotation établie sur 8 semaines) et un "planning détail du mois" qui reprend le planning détaillé de chacun, par tranche de 30 minutes, jour par jour, et lui même calé sur cette rotation de 8 semaines. Cela nous fait donc bien un tableau à 3 entrées comme vous l'indiquiez dans un message précédent.
• pour chaque nouveau mois, je replaque le simplement les semaines concernées du fichier "planning mois" et du fichier "planning détaillé", ce qui ne me prend quasiment pas de temps.

- ensuite, j'apporte les modifications nécessaires sur le "planning mois" en intégrant les congés, les absences pour formation et les jours supplémentaires.

L'intégration des congés et autres événements est extrêmement rapide et ne me pose aucun problème.

Dans ce tableau, ma lecture est horizontale car je regarde en bout de ligne le nombre total de personnes présentes par jour, ce qui me permet de définir si il faut ajouter des personnes en jour supplémentaire afin d'avoir un effectif suffisant.

Nous pourrions sans inconvéniant pour notre fonctionnement modifier notre tableau en transformant les "1" en "P"(Présent), les "cases vides" en "R"(Repos), les "congés" en "C", les Formations en "F" et jours suppl en "JS" si cela peut simplifier la réflexion générale, du moment que nous puissions retrouver en bout de ligne comme c'est le cas actuellement la somme des P+JS.

- ensuite vient l'étape extrêmement chronophage que je cherche à améliorer dans le second fichier, le fichier de planning détaillé du mois, dans lequel nous retrouvons le détail des horaires de chacun, jour par jour, par tranche de 30 minutes. Comme indiqué, j'ai une trame de base et je replaque simplement mon fichier de base selon le numéro de semaine. Cela ne me prend que quelques instants. Ensuite, et c'est là tout mon problème, je n'ai pas de formule de report du tableau "planning mois" vers le tableau "planning détaillé" et je dois donc reporter les congés, formations et jours suppl dans mon planning manuellement et sélectionnant les lignes concernées (plus précisément les créneaux horaires travaillés) et les changer de couleur (couleur rouge) pour indiquer que la personne est absente ou intégrer des lignes de présence en jaune pour indiquer une personne en jour supplémentaire.

C'est cette étape de report qui est extrêmement chronophage avec 22 personnes dans notre équipe et qui est à risque d'erreur.

Dans ce tableau, ma lecteur est verticale puisque je vérifie pour chaque tranche de 30 minutes que nous avons le nombre de personnes nécessaire pour travailler afin de définir si il faut du renfort sur cette tranche horaire.

Comme dans le tableau "planning mois", nous pourrions convertir les cases "0.5" en "P", les cases vides en "R", les "congés" en "C", les Formations en "F" et jours suppl en "JS" si cela peut permettre d'appliquer une formule de report d'un tableau vers l'autre (ex. "Julien" "C" "03/09/18" se reporte automatiquement dans le planning détaillé du jour concerné = si "C" dans fichier "planning mois", alors "P" devient "C" dans planning détaillé, tout en préservant les "R" à l'identique = "R" ne peut pas devenir "C").

Afin de pouvoir visualiser les absences par tranche horaire, nous aurions besoin en plus que la case "C" ou "F" passe sur fond rouge et les cases "JS" sur fond jaune, dans le planning mois comme dans le détaillé. Je ne sais pas si il s'agit de la petite subtilité de trop qui peut empêcher l'aboutissement de l'application d'une formule adaptée. Si l'on applique manuellement par exemple "C" sur fond rouge, ce même C sur fond rouge peut-il se reporter à l'identique, c'est à dire reporter la lettre et la couleur associée.

Il faudrait également que nous puissions obtenir en bout de ligne la somme des P(présent) + JS(jour suppl) + F(formation) pour obtenir comme actuellement le cumul horaire de la journée avec comme valeur P=0.5h.

Je ne sais pas si vous voyez une solution possible pour cela que vous pourriez nous indiquer. Quoi qu'il en soit, je vous remercie vivement pour le temps que vous nous avez accordé afin de nous aider dans notre recherche.

Julien

bonjour Julien

ma suggestion :

un tableau de saisie à la 1/2 heure si tu veux absolument suivre les présences à la minute

on met Présent, Congés, Formation etc. les initiales suffisent

c'est tout !

les couleurs sont obtenues par MFC

ensuite on peut faire une vue plus synthétique avec un TCD

note : je ne comprends pas du tout ""P" devient "C"

Merci beaucoup pour les conseils et les infos. Pierrant vient de m'expliquer du coup ce que tu lui avais dit concernant les couleurs via MFC et du coup c'est bon pour cet aspect de couleur.

Je ne maîtrise pas du tout les formules à utiliser qui permettent, lorsque l'on modifie dans le "planning mois" un "P" (présent) en "C" (congés) ou "F" (formation) de générer la modification dans le planning détaillé. Aurais tu le temps de me créer la formule si tu maîtrises cette fonctionnalité?

2ème chose, aurait-on la possibilité dans les 2 tableaux d'obtenir en bout de ligne la somme des P (présents) + F (Formation) et JS (Jours suppl) afin de calculer le cumul horaire?

Julien

re

le principe :

un onglet de saisie (on met P, C etc) de la plus petite granularité (ici la1/2 h)

tous les autres onglets sont des synthèses de ce premier. De préférence sans formules ! uniquement des TCD.

bien entendu, les TCD te font toutes les additions dont tu rêves !

connais-tu les TCD ?

si non, alors jette un oeil sur quelques tutos sur Youtube. dans heure tu seras ébloui.

ATTENTION : il est possible qu'on demande à Excel de dépivoter l'onglet. Je te le ferai si nécessaire

Bonjour,

je viens de regarder 2 tutos très complets sur les TCD qui m'éclairent effectivement bien sur cette fonctionnalité et j'ai l'impression que ca fonctionnerait bien en utilisant la fonction de dépivotage.

En effet, une fois compris le mécanisme, je me rends compte que le tableau de dépivotage que tu nous as préparé l'autre jour serait parfait et correspond exactement à ce que nous aurions besoin. En effet, il permettrait de sélectionner : tri par date + tri par nom + tri par valeur 0.5. Ainsi, une fois ma sélection faite, il me suffirait de convertir les 0.5 en C (Congés) pour que la modif s'applique à toutes les cases concernées.

Le temps que je trouve des tutos top et que je teste un peu toutes les fonctionnalités, je viens de bien comprendre et de faire des tests mais je coince au niveau du dépivotage car il me met un message d'anomalie au moment d'appliquer ma sélection. Du coup, j'ai essayé de convertir tous mes 0.5 en P (Présent) et mes cases vides en R (Repos). J'ai ensuite chercher sur des tutos comment tu avais fait pour nous faire le dépivotage que tu as réalisé mais je n'y arrive pas car tu as réussi à mettre en colonne des noms + dates + valeur, ce que je n'arrive pas à faire. Mais je n'arrive tout simplement pas du tout à dépivoter mon tableau (case "transposer" grisée que je ne peux pas cocher). Peut-être n'ai je pas compris quelque chose ou me manque-t-il une option dans mon Excel. Aurais tu le temps de regarder? Je t'ai remis en pièce jointe le planning "détail juillet 2018" que j'ai modifié afin d'intégrer les P(présents) et R(repos) comme tu nous l'avais conseillé

Julien

re

dépivoter :

https://www.youtube.com/watch?v=Kbu5RkUo6-k

dans la fenêtre de Power Query,

sélectionner les colonnes à ne pas dépivoter (ctrl+clic)

clic droit dans l'en-tête d'une de ces colonnes

"dépivoter les autres colonnes"

nota : c'est très différent de la transposition qui n'est qu'un échange des axes X et Y d'un tableau

Je ne vois pas cet onglet POWER QUERY. Est-il possible que j'ai une version non compatible avec cette fonctionnalité?